Autor: Bernardino Lima

Organize o seu computador – Criar uma partição

Neste mundo onde cada vez mais a tecnologia predomina, a organização pessoal passa cada vez mais também pela organização de toda a nossa informação digital. Todas as vezes que o computador é formatado, quer por rotina, por upgrade do sistema operativo, ou numa situação mais grave, por avaria, provavelmente já lhe aconteceu perder dados ou questionar-se sobre o melhor local para os guardar. Uma das formas de não perder os dados é criar uma ou mais partições, caso o seu computador tenha apenas um disco.

Partições do disco?

Para quem não é um mero utilizador informático, o termo partições de disco pode parecer um pouco estranho. Criar partições no disco nada mais é do que “dividir” o disco duro em duas ou mais partes.

Ao abrir a opção “Meu Computador” no seu PC e vir o disco local, geralmente designado por C:, na verdade você está a utilizar uma partição do disco que, nesse caso, é única.

Cada divisão criada é designada por uma letra do alfabeto seguida de dois pontos. Assim, você pode ter: C:, D:, E:, G: e assim por diante, cada uma dando acesso a uma partição, ou outro disco (interno, externo, pen) ou drive (CD, DVD, etc.).

Para ajudar a entender, imagine um escritório que pode ser dividido em diversos departamentos. O escritório seria o disco duro e, cada departamento, poderia ser uma partição diferente. Assim, você pode ter um escritório com apenas um departamento, ou, vários departamentos, tudo de acordo com a necessidade. Tal como você pode dirigir-se a cada departamento do escritório sem passar pelos restantes, também poderá aceder a cada uma das partições como se tratassem de discos duros diferentes.

Para quê particionar o disco?

Como já falei no início, por vezes é necessário formatar o disco duro do computador e surge sempre a pergunda: onde devem estar gravados os ficheiros para não serem perdidos? O uso de partições no disco duro pode solucionar problemas como este. Como? Simples. Suponha que o seu disco duro possui duas partições: numa você instala o seu sistema operativo, e na outra guarda todos os seus ficheiros importantes. Se surgir necessidade de reinstalar o computador que implique formatar o disco duro, apenas necessita formar a partição que contém o sistema operativo, deixando os seus ficheiros intactos.

Outra utilidade para a criação de partições é a possibilidade de instalar vários sistemas operativos no mesmo computador usando apenas um disco rígido. Cada sistema funciona de uma forma independente do outro.

Sistema de ficheiros

Durante a partição e formatação de um disco duro é necessário escolher o sistema de ficheirosque será utilizado pelo sistema operativo. O tipo de sistema de ficheiros reflecte a maneira como os dados são armazenados e manipulados no disco. Cada sistema operativo possui sistemas de ficheiros diferentes. O Windows, por exemplo, trabalha com FAT16, FAT32 e NTFS, enquanto que o Linux utiliza EXT2, EXT3, ReiserFS, XFS, JFS, etc.

Mas como saber qual sistema de arquivos usar? Os mais usados, no caso do Windows, são NTFS e FAT32 e para o sistema operacional Linux, o sistema mais usado é o EXT3.

Como Fazer?

A criação da partição é recomendável ser feita durante a instalação do sistema operativo. Caso o seu computador esteja já em utilização e pretenda criar uma partição para colocar os seus dados, é aconselhável sempre fazer um backup dos dados mais importantes.

Caso tenha ainda instalado o Windows XP e o disco que quer particionar seja o disco do sistema operativo, o melhor será utilizar um software para essa função. Recomendo o Partition Magic (versão trial), CompuApps SwissKnife, Cute Partition Magic (grátis).

Com o Windows Vista ou o mais recente Windows 7 é possível fazê-lo directamente através dos sistema operativo.

Siga o seguinte tutorial sobre como Criar partições no Windows 7 e Vista.

Nos próximos tempos partilharei dicas relacionadas com organização pessoal ligada à tecnologia e aos seus dados.

Março 2, 2010

Questionário: É organizado?

Ao longo dos posts deste blog temos falado de organização, e vamos continuar a partilhar dicas para ser e manter-se organizado. Mas antes de continuarmos a falar e partilhar ainda mais dicas hoje vamos determinar o seu nível actual de organização. Este questionário vai fazê-lo pensar nos seus pontos fracos da organização e também mostrar-lhe o seu nível global de organização.

Pense no seu dia a dia. Quantas vezes já andou por toda a sua secretária à procura do post-it onde escreveu o nome e telefone de um contacto para depois o descobrir quando já tinha conseguido o contacto de outra forma mas já perdido uns largos minutos? Ou então, quantas vezes andou a vasculhar a pilha de papéis da sua secretária à procura de uma conta que devia pagar até esse dia? Isto soa-lhe familiar? Faça o questionário seguinte para saber em que nível está.

É Organizado?

PERGUNTA	NUNCA	ÀS VEZES	SEMPRE
A minha secretária está limpa e organizada, sem montes de papéis e revistas
Levo menos de 5 minutos para localizar informações, quer sejam papéis, facturas na minha secretária, e-mails, ficheiros no meu computador, utensílios e outras coisas na secretária e gavetas
Consigo ler todas as revistas e newsletters que recebo e armazeno esse conhecimento para ser reaproveitado
Perco as minhas coisas raramente
As pessoas acham que eu sou uma pessoa organizada
Organizo constantemente a minha secretária e gavetas do escritório bem como o meu roupeiro e restantes armários
Tenho um método para categorizar todos os meus papéis e ficheiros que é usada para manter tudo organizado e facilmente encontrado
Tenho uma lista de tarefas actualizada com as prioridades determinadas para um bom planeamento
Tenho menos de 20 e-mails na minha caixa de entrada, tendo tudo o resto perfeitamente organizado

Some os seus pontos atribuindo a cada resposta os seguintes valores: Nunca (1); Às vezes (2); Sempre (3).

Até 12 pontos

Você tem que se preocupar seriamente com a organização. Provavelmente está a perder uma boa parte do seu dia por causa da organização (ou no seu caso pela falta dela). Comece aos poucos a mudar os seus hábitos e vai ver que vai conseguir através da organização ser mais produtivo.

Até 20 pontos

Você tem um nível de organização médio. Já realiza tarefas básicas de organização mas ainda pode melhorar os seus processos. Provavelmente tem parte da sua vida organizada e outras coisas não, ou então os seus hábitos de organização não são constantes.

Mais que 21 pontos

Parabéns! Já tem um nível de organização que lhe permite ter a sua secretária limpa e a sua casa arrumada. Deve conseguir encontrar tudo o que precisa. Mesmo assim ainda poderá ter melhorias e deve ficar atento às dicas deste blog.

A minha pontuação foi de 22 pontos o que quer dizer que mesmo eu ainda tenho que aprender mais coisas para partilhar com vocês, bem como continuar a implementar algumas que ainda vou partilhar no futuro. E vocês? Qual foi a vossa pontuação?

Fevereiro 17, 2010

Um lugar para tudo

Depois de começar a organizar-se por aprender a desatulhar, o próximo passo no caminho para se organizar, é, bem, organizar-se! A chave para a organização pessoal, na minha experiência, é o desenvolvimento de processos que tirem o foco da organização, e manter esses mesmos processos. O que isto significa é que depois de se organizar uma vez (arrumando tudo, ou contratando alguém que o faça por si) só resultará se se conseguir manter organizado.

Já todos nós tivemos a experiência de deixar os nossos espaços ficarem tão atulhados e desarrumados que tivemos de parar e retirar tudo do sítio, deitar fora coisas inúteis e tornar o espaço limpo. Cada um tem o seu limite, mas todos atingimos um ponto de caos tal onde acabamos por dizer: “Eu não consigo pensar enquanto não arrumar este local.”

Sem organização, a sua produtividade baixa. Suponha que está a trabalhar num projecto ou tarefa que requer certas ferramentas, tais como papel, canetas, régua, tesoura. Se você tiver de parar a cada minuto para pensar onde estão as tesouras ou as canetas no meio da sua confusão, várias coisas acontecem. A primeira, e mais óbvia, você vai perder tempo, como a escola de administração científica (ou Taylorismo) nos mostrou. A segunda é que nunca irá entrar num fluxo produtivo que lhe permita ter a criatividade ou rentabilidade necessária.

“Um lugar para tudo e tudo no seu lugar”

Uma das mais antigas citações relacionadas com organização é frequentemente atribuída a Benjamin Franklin. Se foi ele o primeiro a dizer essa frase é discutível, mas a frase em si não o é. O passo mais importante que pode tomar ao organizar é assegurar-se que tem um lugar para colocar tudo. Quando arruma, onde colocou as coisas? Você coloca-as no seu lugar, certo? Isso significa que a maioria das coisas tem “o seu lugar” (não um lugar universal de arrumação para todas as pessoas: apenas o lugar que decidiu ser aquele onde as coisas pertencem). Por que é que coloca as coisas no seu lugar? Porque você quer ser capaz de (sem pensar) encontrá-los quando precisar deles sem interromper o fluxo de trabalho ou a criatividade.

A outra coisa que tem de ser irracional é colocar as coisas no seu lugar mal termine de usá-las. Primeiro, você tem de ter um lugar para tudo. Se não tem uma gaveta ou prateleira de arquivo de DVDs, quando acaba de ver um, irá, provavelmente, deixá-lo pousado junto à televisão, ou outro local aleatório. Alguns lugares são melhores que outros bem como a maneira como os lugares são organizados. Espero poder abordar alguns desses pontos em posts futuros. Para já certifique-se que tem um lugar para tudo. Lembre-se que estamos a falar de arrumação depois de desatulhar (declutter), sendo que apenas deverá arrumar e arranjar um lugar para as coisas que lhe fazem falta e são agradáveis. Todas as restantes deverão já ter ido embora da sua vida. Em segundo lugar precisa de um processo para se manter organizado. Não basta ter um lugar para tudo, a menos que regularmente volte a colocar tudo no seu lugar.

Os processos podem ser tão simples como um compromisso diário de desatulhar e arrumar a sua área de trabalho no final do dia de trabalho. Quando você regressa no dia seguinte, tudo parecerá mais tranquilo e você estará pronto para começar o dia sem problemas, em vez de começar o dia a olhar para uma secretária caótica. O que faz disto um processo, será torná-lo um hábito que faz regularmente. Em futuros posts espero mostrar-lhe sugestões sobre quais os melhores lugares para arrumar, bem como os melhores processos.

Fevereiro 10, 2010
Produtividade – A arte de Fazer Acontecer
Hoje vamos falar de Produtividade e sobre a arte de fazer acontecer. A arte de fazer acontecer é a adaptação para português do método criado por David Allen GTD (Getting Things Done).

O GTD baseia-se no princípio que cada um de nós deve esvaziar a sua memória das suas tarefas e registá-las externamente. Dessa forma, a mente está liberta do trabalho de se lembrar de tudo o que tem para fazer, para se concentrar em realizar as tarefas/acções.

No esquema da imagem seguinte faz-se um resumo do fluxograma que está na base do método GTD.

O método é composto por 5 fases:
- Recolher
- Processar
- Organizar
- Rever
- Fazer
Caso queira, pode fazer o download de um PDF para impressão do fluxograma do GTD.

Nos próximos posts deste blog iremos abordar várias maneiras de aumentar a produtividade baseadas no GTD, e em outros métodos derivados dele. Serão também partilhadas dicas e aplicações práticas do mesmo.
Fevereiro 5, 2010
Ganhar dinheiro a desatulhar

Ganhar dinheiro a desatulhar, ou nove maneiras que estar atulhado lhe custa dinheiro. Não é uma fonte para ganhar dinheiro, mas podemos encarar a poupança como tal.

Estar atulhado custa-lhe mais do que pensa. Além do dinheiro que lhe tira da carteira, o atulhamento assalta-o discretamente noutros aspectos da sua vida.

1 – Dinheiro

Começo pelo mais óbvio: o dinheiro. Uma das formas que o atulhamento lhe custa dinheiro directamente é comprar coisas duplicadas. Por desorganização muitas vezes não encontra algo que já tem mas que lhe faz falta e por isso vai gastar dinheiro desnecessário. Também no meio da confusão podem ficar perdidas contas por pagar que depois podem resultar em multas ou juros, ou mesmo cheques ou dinheiro (isto para os muito desorganizados).

2 – Tempo

É muito fácil gastar tempo a ler montes e montes de papéis à procura de algo específico, ou andar pela casa toda a abrir todas as portas e gavetas numa busca interminável. Isto deve-se ao atulhamento e desorganização. Tal como já referido no primeiro ponto onde quando acaba a comprar um duplicado de algo que não encontra, isso custa-lhe dinheiro mas também tempo – o tempo de ir à loja. A desorganização rouba-lhe tempo que podia gastar a fazer coisas mais agradáveis. Nos casos onde isto se passa no seu trabalho é uma das causas em que acaba por piorar a sua produtividade.

3 – Amigos e Família

Se você gasta mais tempo do que o necessário a procurar as coisas de que precisa quer em casa quer no trabalho vai acabar por faltar ou chegar atrasado a compromissos com amigos ou família. Além disso a desorganização pode influenciar o seu estado de espírito e torná-lo mais deprimido ou stressado, o que pode ser prejudicial para as suas relações.

4 – Auto-estima

Quando a desorganização é crónica a auto-estima pode sair afectada. O caos pode ser tão grande que há quem tenha vergonha que olhem para a sua secretária no trabalho, ou ainda pior: que o visitem na sua própria casa por vergonha no atulhamento.

5 – Espaço

Muitas vezes não nos apercebemos do enorme espaço ocupado desnecessáriamente pelo atulhamento. Quando começamos a desatulhar ficamos surpreendidos com o espaço ocupado por coisas que acabam por ir parar à reciclagem ou ao lixo. E espaço também é dinheiro: quanto maior a nossa casa, maiores os gastos que temos com ela. A nossa casa serve para ser ocupada e usada por nós – não por coisas desnecessárias e atulhadas.

6 – Respeito

As primeiras impressões são importantes, mesmo que não queiramos que o sejam. Ter a sua casa demasiado atulhada (ou a sua secretária no trabalho) pode dar aos outros impressão que você é sujo e que não se importa o suficiente consigo mesmo para manter a sua casa e escritório organizados. Isto pode diminuir a sua opinião sobre você.

7 – Oportunidades de Emprego

Muitas pessoas foram atingidas pela recessão, e algumas oportunidades de emprego acabam por receber mais candidatos do que nunca. Você não vai querer deixar escapar concorrer a uma vaga simplesmente porque demorou 3 dias à procura do ficheiro do seu currículo, um envelope e selos e perdeu a morada do anúncio no monte de papéis da sua secretária.

8 – Energia

Você gasta energia directamente ao procurar as suas coisas no meio dos seus montes, ou mesmo depois a desatulhar e organizar. Se a sua casa e quarto estiverem atulhados em demasia através do stress e do espaço ocupado pelas coisas poderá não conseguir a noite de sono necessária a repor as suas energias. Outra maneira de recuperar energia e vivacidade é a fazer exercício. Mas para tal é preciso que não perca tempo desnecessário à procura das suas sapatilhas de corrida ou do seu Ipod sem bateria ou até avariado debaixo de uma pilha de livros.

9 – Bem-estar

Se já experimentou alguma das vivências dos pontos anteriores, já sabe que o seu bem-estar é afectado. Pode ficar stressado, deprimido ou até zangado consigo mesmo, e isso vai acabar por afectar a sua qualidade de vida.

Fevereiro 1, 2010
Desatulhar – o primeiro passo para a organização

Desatulhar é o primeiro passo a caminho de uma vida organizada. Como já falei no primeiro post não se deve começar a organizar as coisas antes de se livrar das coisas que estão a mais.

Nos países anglo-saxónicos, onde há muito mais informação sobre o assunto usam o termo declutter. Para se perceber o que é declutter e desatulhar, primeiro temos que perceber o que é o clutter.

Clutter pode ser um substantivo ou um verbo. O substantivo refere-se à desordem em si e o verbo refere-se ao acto de acumular desordem, ou atulhar.

Para prevenir o atulhamento, ou a acumulação de desordem há dois caminhos: o da prevenção e o da colmatação. A prevenção resume-se a não adquirir coisas desnecessárias ou duplicadas. A colmatação passa por um processo de análise do que já possui e escolha do que deve ou não ficar.

No futuro aparecerão neste blog dicas para que aprenda a desatulhar a sua vida.

Janeiro 27, 2010
Eliminar o ‘SPAM’ do seu correio

Além do correio electrónico (sobre o qual daremos dicas em breve) onde muitas vezes temos que encontrar as mensagens no meio do SPAM, temos no nosso correio de casa muitas vezes também SPAM. Folhetos publicitários de hipermercados, promoções de tv e internet e muito mais coisas sem interesse. Este SPAM físico é uma fonte de desordem e torna-nos mais difícil a tarefa de separar a correspondência. Aconselho a separarem a correspondência mal a retirem da caixa de correio. Façam a separação de correspondência perto do caixote do lixo ou da reciclagem, e ponham lá o que é claramente lixo: publicidade que não vos interesse, envelopes depois de terem retirado o conteúdo que interessa. No final o que sobrar ponham na vossa inbox.

Caso ainda não tenham uma inbox física aconselho-vos a ter/criar um local para uma. Pode tratar-se de uma gaveta, uma parte da secretária, etc. O que interessa é que tenham um sítio onde pousar as coisas enquanto não são tratadas (ou no caso das contas pagas) e posteriormente arquivadas. Desta forma quando reservarem tempo para tratar de contas e restantes papeladas sabem onde procurar, e evitam ao mesmo tempo ter papéis espalhados por vários locais da casa e escritório.

Uma maneira mais fácil do SPAM físico é eliminá-lo à partida. Em Portugal segundo o artigo 3º da Lei nº 6/99, de 27 de Janeiro “é proibida a distribuição directa no domicílio de publicidade não endereçada sempre que a oposição do destinatário seja reconhecível no acto de entrega, nomeadamente através da afixação, de forma visível, ao local destinado à recepção de correspondência de dístico apropriado contendo mensagem clara e inequívoca nesse sentido”.

Para se livrarem da publicidade não solicitade colem na vossa caixa de correio o seguinte:

Terão assim ainda mais facilitado o vosso processo de separação de correspondência.

Janeiro 21, 2010
Começar a ser Organizado

O processo de organizar deve ser precedido por um processo de desatulhar. Se apenas se organizar, tudo o que irá conseguir são bonitos montes de entulho. O método consiste em três passos.

três montes

A primeira coisa a fazer é escolher a área que se quer desatulhar. Não tente fazer muito de uma só vez. Foque-se na zona onde a confusão lhe causa maior stress. (Usaremos como exemplo um roupeiro, mas pode começar por uma simples gaveta, a cozinha, os seus ficheiros, ou qualquer outra coisa). Reserve algum tempo para dedicar a esta tarefa para analisar cada artigo do espaço atulhado. Deve colocar cada artigo num dos três montes: o monte “gosto e uso“, o monte “reciclagem” e o monte da “incerteza“.

O monte “gosto e uso” requer pouco esforço. Deve colocar neste monte as coisas que sabe imediatamente serem essenciais para si por lhe dar muito uso. Por exemplo, umas calças de ganga que usa uma vez por semana pertencem lá.

O monte “reciclagem” também deve ser simples. É para os artigos que imediatamente sabe que se deve livrar deles. Algo que não use há mais de um ano pertence a esse monte. No final este monte poderá servir para reciclar (coisas que não lhe sirvam mas que estão em boas condições para serem usadas por alguém, oferecer para caridade ou outra coisa) ou para o lixo (caso as coisas não estejam nas melhores condições e você se questione porque ainda as tinha guardadas).

O último monte é o mais traiçoeiro, mas é a chave para este sistema. No monte da “incerteza” vão estar coisas que não gosta ou que não usa frequentemente, mas que acaba por encontrar uma razão para não deitar fora. Muitas pessoas nunca vestem uma determinada peça de roupa, mas não a deitam fora por ter sido uma oferta de alguém querido. Esses artigos vão para o monte da incerteza. Este não é um monte destinado ao lixo, por isso não tenha medo de colocar artigos neste monte.

pratique a vida sem o artigo

As coisas no monte “gosto e uso” podem voltar ao armário ou à área que estiver a organizar. É claro que as vai organizar da melhor maneira, mas isso será tema para outro dia. Os artigos do monte da “incerteza” deverão ser guardados separadamente. Deve guardá-las cuidadosamente em caixas de arrumação. Essas caixas devem ser seladas e catalogadas para posteriormente serem guardadas num espaço de armazenagem que não provoque confusão. Se um mês depois se lembrar que precisa de alguma das coisas guardadas saberá onde as encontrar. Por outro lado, se depois de meio ano, ou um período que achar confortável, continuar sem lhes ter tocado pode reavaliar este monte e tratá-lo como um monte de reciclagem. Não se sentirá, prometo. Depois deste período em que viveu sem ver as coisas, se não sentiu a sua falta, não irá sentir depois de reciclar. Praticar viver sem as coisas vai ajudá-lo a passar para um espaço desentulhado.

sistemas de organização

O último passo é elaborar um sistema simples para que não volte a atulhar esse espaço. Esta é a parte onde, depois de desentulhar começa a ser (e ficar) organizado. Este blog servirá para partilhar dicas e sistemas para que consiga ser e ficar organizado.

Depois de ultrapassar estes três passos, e de as caixas do monte da incerteza terem desaparecido vai verificar que seu roupeiro estará muito mais simples. Não terá tantas dificuldades em escolher o que vestir porque todas as coisas que gosta e usa estarão visíveis à sua frente. Vai também aperceber-se que o roupeiro afinal não é assim tão pequeno. A melhor sensação será a sensação de leveza por se ter liberto de coisas que já não pertenciam à sua vida combinado com a segurança de que as coisas que necessita estão lá. Agora só resta aplicar o que aprendeu a todos os outros lugares que precisam de atenção e desentulhar e organizar.

Janeiro 18, 2010