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6 motivos para a desorganização e desordem prejudicarem a sua produtividade

Se você chega atrasado às reuniões, ou se costuma falhar prazos de entrega, é óbvio que a desorganização e a desordem estão a afectar o seu trabalho. Num post passado publiquei um questionário para saber se “você é organizado?“. Além das questões presentes nesse teste analise as questões seguintes e veja como estes problemas o afectam:

1 – Você passa menos de 60% do seu dia focado na parte importante do seu trabalho?

2 – Os pedidos de clientes/colegas/chefes ficam frequentemente por responder por um período de mais de 24 horas?

3 – Quanto um novo projecto está a iniciar você não sabe por onde o começar?

4 – Você tem acções na sua lista de tarefas há mais de uma semana? Um mês? Ou nem sequer tem uma lista de tarefas?

5 – As suas reuniões não têm normalmente uma agenda ou lista de pontos a tratar?

6 – Quando se senta de manhã à secretária você leva mais de 15 minutos até começar a produzir?

7 – Se algo lhe acontecesse por forma a impossibilitá-lo de trabalhar temporariamente, um substituto devidamente qualificado conseguiria continuar facilmente o seu trabalho ou iria ter que lhe telefonar constantemente para encontrar as coisas necessárias ao trabalho?

Se respondeu afirmativamente a alguma(s) das questões anteriores, a desorganização e desordem podem estar a afectar negativamente o seu trabalho.

desordem e desorganização
Al Gore no seu escritório – foto por Steve Pyke

Comece por abrir a sua agenda (em papel ou digital) e reserve meia hora todos os dias durante esta semana para pensar na organização. Este não será tempo perdido, pois destina-se a aumentar a sua eficiência. Algumas dicas relacionadas com as questões indicadas acima.

1 – Planeamento para se focar

Para garantir que você passa pelo menos 60% do seu dia nas suas tarefas mais importantes você precisa de planear cada dia antes de começar a trabalhar. O plano pode não se seguido à risca, mas o simples facto de ter criado um plano irá ajudá-lo a ficar focado no trabalho mais importante.

2 – Resposta em tempo útil

Mesmo que as solicitações não sejam completamente respondidas num prazo de 24 horas, pelo menos deve enviar um breve e-mail ou efectuar uma chamada rápida para avisar que o seu assunto será tratado em breve. Esse contacto será importante para uma boa relação com um cliente. A excepção a esta regra existe para solicitações que tenham um prazo de resposta explicitamente alargado, ou uma data de entrega de um trabalho pré-estipulada. Reserve 15 minutos após almoço e/ou no final de cada dia para processar essas solicitações.

3 – Planeamento de tarefas

Conforme já referi num post recente sobre procrastinação você pode sentir-se “esmagado” por encarar o projecto no seu todo em vez de cada uma das partes de cada vez. Você deve separar o todo em partes mais pequenas: as tarefas. Para começar deve efectuar uma lista das tarefas necessárias à conclusão do seu trabalho. Numa fase posterior deverá dar-lhes uma sequência. Com mais ou menor sofisticação (quer seja numa folha de papel, quer seja num ficheiro de Microsoft Project) você deve encadear as tarefas com uma sequência lógica à sua execução.

4 – Esvaziar a lista de tarefas

Se as tarefas que estão na sua lista dependem só de si para as fazer, faça-as. Se dependerem de informação de alguém ou de alguma acção de alguém peça a essa pessoa para resolver e poder continuar. As tarefas que ficam indefinidamente na sua lista vão causar-lhe ansiedade e prejudicar ainda mais a sua produtividade. Quanto planear o seu dia, reserve 30 minutos pelo menos para se focar nestas tarefas e limpá-las de vez da sua lista. Mal consiga estabilizar a sua lista de tarefas mantenha-a sempre dessa forma e não deixe acumular nada mais do que duas semanas (este prazo deverá ser ajustado ao seu caso e ao seu tipo de trabalho).

5 – Agenda de Reuniões

As reuniões são inimigas da produtividade. Se puder evite-as e questione a sua necessidade. Se uma reunião não tem uma agenda clara, ou nem sequer tem uma lista de pontos a tratar pode ser simplesmente uma perda de tempo. Uma lista de pontos a tratar obriga as pessoas a prepararem-se para a mesma e ao mesmo tempo limita a duração da mesma (caso seja acordado abordar na reunião apenas os pontos da agenda).

6 – Prepare-se para amanhã

Antes do fim do seu dia de trabalho reserve (nem que sejam 5 minutos) a preparar o seu dia de amanhã. Prepare no dia anterior a sua secretária e papéis para o dia seguinte. Caso ainda tenha tempo faça o planeamento do dia seguinte.

7 – Organize-se para os outros

Se ficar temporariamente impossibilitado de ir trabalhar (doença, parto, férias, etc.), algum colega seu deve conseguir continuar o seu trabalho facilmente. Hoje podem ser eles a continuar tarefas suas por você estar impossibilitado, mas noutra altura qualquer poderá ser você a substituir alguém e irá preferir encontrar tudo organizado para conseguir trabalhar. Lembre-se que acima de tudo o trabalho é da sua empresa ou dos seus clientes e não exclusivo seu pelo que este facto deverá impulsioná-lo a manter-se organizado.

 

Boa sorte para a sua organização pessoal e desatulhar por forma a melhorar dessa forma a sua produtividade.

 

 

Organização Total: Categorização Pessoal

Vamos imaginar o seguinte cenário. Você vai numa estrada para si desconhecida, numa cidade desconhecida e pretende chegar a determinado destino. Tem várias opções: tem o GPS ligado, pergunta por direcções ou então consulta um mapa. Na ausência das duas primeiras, o mapa é a melhor solução para si. E se em vez de ser chegar a um destino você quisesse descobrir determinado documento ou ficheiro no seu computador? Não seria útil um mapa com todas as informações que precisa para lá chegar? O mapa que você vai precisar chama-se Categorização Pessoal e poderá ser aplicado a todos os níveis da sua organização, quer esta seja a nível físico (documentos, livros, etc.) quer a nível digital (fotos, ficheiros, filmes, etc.).

Categorização Pessoal

A Categorização Pessoal ou Taxonomia Pessoal deve ser simples mas não simplista: deve ser de fácil compreensão e assimilação mas simultaneamente deve cobrir todos os campos da sua organização pessoal. Deve poder classificar todos os tipos de informação que você possui e fazer com que o seu acesso seja feito de uma forma quase automática. Acima vemos um breve exemplo de uma possível separação por categorias ou categorização pessoal.

O primeiro passo é definir as áreas de informação do seu interesse, da maneira mais abrangente e hierárquica possível, dividindo as informações por fontes, empresas, interesses ou outras. Pode também realizar a categorização por assuntos gerais, tendo em conta a forma mais confortável para você separar os temas. A maneira mais fácil de organizar e representar a sua categorização pessoal é através de um mapa mental como o representado na imagem acima.

Algumas dicas para elaborar a sua própria categorização pessoal:

– Crie as categorias ou ramos principais, mas não exceda uma máximo de 10;

– As categorias principais não devem ser ambíguas pois caso contrário podem causar confusão na hora de classificar a informação;

– Utilize nomes fáceis de memorizar;

– Evite ultrapassar 4 sub-níveis na hierarquia.

Se o ajudar, numa primeira fase de aplicação da nova categorização pessoal, imprima o mapa mental.

De futuro aprofundarei o tema e as suas adaptações para a sua organização a nível físico, digital e do conhecimentos. Os vários níveis da sua organização.

 

Questionário: É organizado?

Ao longo dos posts deste blog temos falado de organização, e vamos continuar a partilhar dicas para ser e manter-se organizado. Mas antes de continuarmos a falar e partilhar ainda mais dicas hoje vamos determinar o seu nível actual de organização. Este questionário vai fazê-lo pensar nos seus pontos fracos da organização e também mostrar-lhe o seu nível global de organização.

Pense no seu dia a dia. Quantas vezes já andou por toda a sua secretária à procura do post-it onde escreveu o nome e telefone de um contacto para depois o descobrir quando já tinha conseguido o contacto de outra forma mas já perdido uns largos minutos? Ou então, quantas vezes andou a vasculhar a pilha de papéis da sua secretária à procura de uma conta que devia pagar até esse dia? Isto soa-lhe familiar? Faça o questionário seguinte para saber em que nível está.

É Organizado?

PERGUNTA NUNCA ÀS VEZES SEMPRE
A minha secretária está limpa e organizada, sem montes de papéis e revistas
Levo menos de 5 minutos para localizar informações, quer sejam papéis, facturas na minha secretária, e-mails, ficheiros no meu computador, utensílios e outras coisas na secretária e gavetas
Consigo ler todas as revistas e newsletters que recebo e armazeno esse conhecimento para ser reaproveitado
Perco as minhas coisas raramente
As pessoas acham que eu sou uma pessoa organizada
Organizo constantemente a minha secretária e gavetas do escritório bem como o meu roupeiro e restantes armários
Tenho um método para categorizar todos os meus papéis e ficheiros que é usada para manter tudo organizado e facilmente encontrado
Tenho uma lista de tarefas actualizada com as prioridades determinadas para um bom planeamento
Tenho menos de 20 e-mails na minha caixa de entrada, tendo tudo o resto perfeitamente organizado

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Some os seus pontos atribuindo a cada resposta os seguintes valores: Nunca (1); Às vezes (2); Sempre (3).

Até 12 pontos

Você tem que se preocupar seriamente com a organização. Provavelmente está a perder uma boa parte do seu dia por causa da organização (ou no seu caso pela falta dela). Comece aos poucos a mudar os seus hábitos e vai ver que vai conseguir através da organização ser mais produtivo.

Até 20 pontos

Você tem um nível de organização médio. Já realiza tarefas básicas de organização mas ainda pode melhorar os seus processos. Provavelmente tem parte da sua vida organizada e outras coisas não, ou então os seus hábitos de organização não são constantes.

Mais que 21 pontos

Parabéns! Já tem um nível de organização que lhe permite ter a sua secretária limpa e a sua casa arrumada. Deve conseguir encontrar tudo o que precisa. Mesmo assim ainda poderá ter melhorias e deve ficar atento às dicas deste blog.

 

A minha pontuação foi de 22 pontos o que quer dizer que mesmo eu ainda tenho que aprender mais coisas para partilhar com vocês, bem como continuar a implementar algumas que ainda vou partilhar no futuro. E vocês? Qual foi a vossa pontuação?

Um lugar para tudo

Depois de começar a organizar-se por aprender a desatulhar, o próximo passo no caminho para se organizar, é, bem, organizar-se! A chave para a organização pessoal, na minha experiência, é o desenvolvimento de processos que tirem o foco da organização, e manter esses mesmos processos. O que isto significa é que depois de se organizar uma vez (arrumando tudo, ou contratando alguém que o faça por si) só resultará se se conseguir manter organizado.

Já todos nós tivemos a experiência de deixar os nossos espaços ficarem tão atulhados e desarrumados que tivemos de parar e retirar tudo do sítio, deitar fora coisas inúteis e tornar o espaço limpo. Cada um tem o seu limite, mas todos atingimos um ponto de caos tal onde acabamos por dizer: “Eu não consigo pensar enquanto não arrumar este local.”

Sem organização, a sua produtividade baixa. Suponha que está a trabalhar num projecto ou tarefa que requer certas ferramentas, tais como papel, canetas, régua, tesoura. Se você tiver de parar a cada minuto para pensar onde estão as tesouras ou as canetas no meio da sua confusão, várias coisas acontecem. A primeira, e mais óbvia, você vai perder tempo, como a escola de administração científica (ou Taylorismo) nos mostrou. A segunda é que nunca irá entrar num fluxo produtivo que lhe permita ter a criatividade ou rentabilidade necessária.

“Um lugar para tudo e tudo no seu lugar”

Uma das mais antigas citações relacionadas com organização é frequentemente atribuída a Benjamin Franklin. Se foi ele o primeiro a dizer essa frase é discutível, mas a frase em si não o é. O passo mais importante que pode tomar ao organizar é assegurar-se que tem um lugar para colocar tudo. Quando arruma, onde colocou as coisas? Você coloca-as no seu lugar, certo? Isso significa que a maioria das coisas tem “o seu lugar” (não um lugar universal de arrumação para todas as pessoas: apenas o lugar que decidiu ser aquele onde as coisas pertencem). Por que é que coloca as coisas no seu lugar? Porque você quer ser capaz de (sem pensar) encontrá-los quando precisar deles sem interromper o fluxo de trabalho ou a criatividade.

A outra coisa que tem de ser irracional é colocar as coisas no seu lugar mal termine de usá-las. Primeiro, você tem de ter um lugar para tudo. Se não tem uma gaveta ou prateleira de arquivo de DVDs, quando acaba de ver um, irá, provavelmente, deixá-lo pousado junto à televisão, ou outro local aleatório. Alguns lugares são melhores que outros bem como a maneira como os lugares são organizados. Espero poder abordar alguns desses pontos em posts futuros. Para já certifique-se que tem um lugar para tudo. Lembre-se que estamos a falar de arrumação depois de desatulhar (declutter), sendo que apenas deverá arrumar e arranjar um lugar para as coisas que lhe fazem falta e são agradáveis. Todas as restantes deverão já ter ido embora da sua vida. Em segundo lugar precisa de um processo para se manter organizado. Não basta ter um lugar para tudo, a menos que regularmente volte a colocar tudo no seu lugar.

Os processos podem ser tão simples como um compromisso diário de desatulhar e arrumar a sua área de trabalho no final do dia de trabalho. Quando você regressa no dia seguinte, tudo parecerá mais tranquilo e você estará pronto para começar o dia sem problemas, em vez de começar o dia a olhar para uma secretária caótica. O que faz disto um processo, será torná-lo um hábito que faz regularmente. Em futuros posts espero mostrar-lhe sugestões sobre quais os melhores lugares para arrumar, bem como os melhores processos.

Produtividade – A arte de Fazer Acontecer

Hoje vamos falar de Produtividade e sobre a arte de fazer acontecer. A arte de fazer acontecer é a adaptação para português do método criado por David Allen GTD (Getting Things Done).

O GTD baseia-se no princípio que cada um de nós deve esvaziar a sua memória das suas tarefas e registá-las externamente. Dessa forma, a mente está liberta do trabalho de se lembrar de tudo o que tem para fazer, para se concentrar em realizar as tarefas/acções.

No esquema da imagem seguinte faz-se um resumo do fluxograma que está na base do método GTD.

A Arte de Fazer Acontecer - GTD

O método é composto por 5 fases:

  • Recolher
  • Processar
  • Organizar
  • Rever
  • Fazer

Caso queira, pode fazer o download de um PDF para impressão do fluxograma do GTD.

Nos próximos posts deste blog iremos abordar várias maneiras de aumentar a produtividade baseadas no GTD, e em outros métodos derivados dele. Serão também partilhadas dicas e aplicações práticas do mesmo.

Eliminar o ‘SPAM’ do seu correio

Além do correio electrónico (sobre o qual daremos dicas em breve) onde muitas vezes temos que encontrar as mensagens no meio do SPAM, temos no nosso correio de casa muitas vezes também SPAM. Folhetos publicitários de hipermercados, promoções de tv e internet e muito mais coisas sem interesse. Este SPAM físico é uma fonte de desordem e torna-nos mais difícil a tarefa de separar a correspondência. Aconselho a separarem a correspondência mal a retirem da caixa de correio. Façam a separação de correspondência perto do caixote do lixo ou da reciclagem, e ponham lá o que é claramente lixo: publicidade que não vos interesse, envelopes depois de terem retirado o conteúdo que interessa. No final o que sobrar ponham na vossa inbox.

Caso ainda não tenham uma inbox física aconselho-vos a ter/criar um local para uma. Pode tratar-se de uma gaveta, uma parte da secretária, etc. O que interessa é que tenham um sítio onde pousar as coisas enquanto não são tratadas (ou no caso das contas pagas) e posteriormente arquivadas. Desta forma quando reservarem tempo para tratar de contas e restantes papeladas sabem onde procurar, e evitam ao mesmo tempo ter papéis espalhados por vários locais da casa e escritório.

Uma maneira mais fácil do SPAM físico é eliminá-lo à partida. Em Portugal segundo o artigo 3º da Lei nº 6/99, de 27 de Janeiro “é proibida a distribuição directa no domicílio de publicidade não endereçada sempre que a oposição do destinatário seja reconhecível no acto de entrega, nomeadamente através da afixação, de forma visível, ao local destinado à recepção de correspondência de dístico apropriado contendo mensagem clara e inequívoca nesse sentido”.

Para se livrarem da publicidade não solicitade colem na vossa caixa de correio o seguinte:

SPAM - publicidade não endereçada - dístico

Terão assim ainda mais facilitado o vosso processo de separação de correspondência.

Começar a ser Organizado

O processo de organizar deve ser precedido por um processo de desatulhar. Se apenas se organizar, tudo o que irá conseguir são bonitos montes de entulho. O método consiste em três passos.

três montes

A primeira coisa a fazer é escolher a área que se quer desatulhar. Não tente fazer muito de uma só vez. Foque-se na zona onde a confusão lhe causa maior stress. (Usaremos como exemplo um roupeiro, mas pode começar por uma simples gaveta, a cozinha, os seus ficheiros, ou qualquer outra coisa). Reserve algum tempo para dedicar a esta tarefa para analisar cada artigo do espaço atulhado. Deve colocar cada artigo num dos três montes: o monte “gosto e uso“, o monte “reciclagem” e o monte da “incerteza“.

O monte “gosto e uso” requer pouco esforço. Deve colocar neste monte as coisas que sabe imediatamente serem essenciais para si por lhe dar muito uso. Por exemplo, umas calças de ganga que usa uma vez por semana pertencem lá.

O monte “reciclagem” também deve ser simples. É para os artigos que imediatamente sabe que se deve livrar deles. Algo que não use há mais de um ano pertence a esse monte. No final este monte poderá servir para reciclar (coisas que não lhe sirvam mas que estão em boas condições para serem usadas por alguém, oferecer para caridade ou outra coisa) ou para o lixo (caso as coisas não estejam nas melhores condições e você se questione porque ainda as tinha guardadas).

O último monte é o mais traiçoeiro, mas é a chave para este sistema. No monte da “incerteza” vão estar coisas que não gosta ou que não usa frequentemente, mas que acaba por encontrar uma razão para não deitar fora. Muitas pessoas nunca vestem uma determinada peça de roupa, mas não a deitam fora por ter sido uma oferta de alguém querido. Esses artigos vão para o monte da incerteza. Este não é um monte destinado ao lixo, por isso não tenha medo de colocar artigos neste monte.

pratique a vida sem o artigo

As coisas no monte “gosto e uso” podem voltar ao armário ou à área que estiver a organizar. É claro que as vai organizar da melhor maneira, mas isso será tema para outro dia. Os artigos do monte da “incerteza” deverão ser guardados separadamente. Deve guardá-las cuidadosamente em caixas de arrumação. Essas caixas devem ser seladas e catalogadas para posteriormente serem guardadas num espaço de armazenagem que não provoque confusão. Se um mês depois se lembrar que precisa de alguma das coisas guardadas saberá onde as encontrar. Por outro lado, se depois de meio ano, ou um período que achar confortável, continuar sem lhes ter tocado pode reavaliar este monte e tratá-lo como um monte de reciclagem. Não se sentirá, prometo. Depois deste período em que viveu sem ver as coisas, se não sentiu a sua falta, não irá sentir depois de reciclar. Praticar viver sem as coisas vai ajudá-lo a passar para um espaço desentulhado.

sistemas de organização

O último passo é elaborar um sistema simples para que não volte a atulhar esse espaço. Esta é a parte onde, depois de desentulhar começa a ser (e ficar) organizado. Este blog servirá para partilhar dicas e sistemas para que consiga ser e ficar organizado.

Depois de ultrapassar estes três passos, e de as caixas do monte da incerteza terem desaparecido vai verificar que seu roupeiro estará muito mais simples. Não terá tantas dificuldades em escolher o que vestir porque todas as coisas que gosta e usa estarão visíveis à sua frente. Vai também aperceber-se que o roupeiro afinal não é assim tão pequeno. A melhor sensação será a sensação de leveza por se ter liberto de coisas que já não pertenciam à sua vida combinado com a segurança de que as coisas que necessita estão lá. Agora só resta aplicar o que aprendeu a todos os outros lugares que precisam de atenção e desentulhar e organizar.

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