organização pessoal

10 razões para tornar o Google Chrome o seu browser preferido

Há já alguns meses que dei o passo e mudei de browser. Antigamente utilizava maioritariamente o Firefox, mas agora o meu browser de preferência é o Chrome da Google. Como parte do nosso dia a dia é cada vez mais feito através de um browser as melhores qualidades do mesmo reflectem-se directamente na nossa produtividade a fazer acontecer as coisas. Vamos deixar de seguida 10 das razões pelas quais eu tornei o Google Chrome o meu browser preferido.

1 – Mais rápido

Um grande problema do Firefox é a memória que o mesmo ocupa. Por vezes tal traduz-se em lentidão do programa ou até mesmo num inevitável “crash”.

O Chrome nesse aspecto é melhor. Cada página corre num processo do windows separado o que quer dizer que quando uma página dá problemas o browser não crasha completamente, mas apenas essa página.

Esta gestão de memória melhor e diversos outros motivos acabam por fazer com que o Chrome seja mais rápido desde que o momento em que carrega link para ele se ligar ou até mesmo a carregar as páginas.

2 – Mais seguro

Não é que o Google Chrome não tenha as suas vulnerabilidades de segurança descobertas e corrigidas, mas é considerado mais seguro que os seus concorrentes como o Internet Explorer ou o Firefox. Foi, de facto, o único browser que sobreviveu ao concurso Pwn2Own onde especialistas em segurança tentaram explorar-lhe as falhas e pontos fracos.

3 – Sincronização dos Marcadores

Um ponto em que o Google Chrome tem que outros browsers apenas teriam através de aplicações extra como a barra do Google é a sincronização dos marcadores. Esta característica vem por defeito no Chrome. Pode sincronizar os marcadores com a sua conta do Google. Isto é útil se você, tal como eu, usar mais do que um computador diariamente no emprego e em casa.

4 – Pesquisa Simples

A barra de endereço é simultaneamente uma barra de pesquisa. Não é necessário abrir o Google para pesquisar: basta apenas escrever o que quer procurar na barra de endereço e premir o Enter.

O Chrome torna também mais fácil pesquisar na própria página, ter sugestões baseadas no seu histórico e até pesquisar apenas em determinado site.

5 – Página inicial de cada separador

Quando você abre um separador no Chrome a página por defeito é muito útil. Aparecem-lhe 8 páginas que você pode customizar. No meu caso coloquei lá algumas das minhas páginas mais usadas como o Gmail, Google Reader e outros sites usados diariamente.

Nesta página aparecem também as páginas fechadas recentemente para que as possa reabrir caso as tenha fechado por acidente. Consegue assim abri-las de uma forma mais rápida do que seria andar a pesquisar no histórico.

6 – Organização dos Separadores

O Firefox já possui há muito os separadores, mas o modo  como eles são usados dentro do Google Chrome conseguiu ser melhor. Você consegue arrastar um separador facilmente e rapidamente para organizar os separadores enquanto navega por vários sites. Consegue também arrastar um separador para fora da janela onde o tinha aberto e mais tarde voltar a re-introduzi-lo. Esta rapidez e principalmente a facilidade com que o faz vai fazê-lo testar esta funcionalidade e usá-la.

7 – Extensões

Neste aspecto o Google Chrome de início começou a perder para o Firefox. Agora, à medida que cada vez mais utilizadores o usam, também cada vez mais scripts e extensões vão sendo disponibilizadas para o mesmo. As extensões são pequenos “programas” que trabalham sobre o browser e lhe conferem novas funcionalidades. Num aspecto o Chrome ganha ao Firefox que é a disponibilidade das extensões: ao contrário do Firefox sempre que instala uma nova extensão não precisa de reiniciar o browser e pode poupar o tempo que isso por vezes acarreta.

8 – Atalhos da Aplicação

Uma funcionalidade que descobri recentemente é a possibilidade de transformar qualquer site numa aplicação. Por exemplo o Gmail, o Google Reader, o seu blog, o site da sua empresa, etc. Criando um atalho da aplicação você fica com um atalho na sua barra de atalhos rápidos, ambiente de trabalho ou mesmo no menu iniciar para abrir os sites que quiser de forma isolada.

9 – Modo sem registo (incognito mode)

Embora outros browsers actualmente já tenham um modo incógnito esse modo no Chrome consegue melhor. A começar pela forma rápida como pode iniciar o modo incógnito premindo Ctrl+Shift+N.

Além das questões de privacidade que o podem levar a usar o modo incógnito, esse modo também é util quando empresta o computador a um colega para ver e-mail, e dessa forma não ter que fazer logoff da sua conta.

10 – Melhor organização dos downloads

Não gostava da forma como os downloads estavam organizados no Firefox. Apareciam numa nova janela. No Chrome aparecem no rodapé na barra de estado. Aí pode facilmente abrir o ficheiro que fez download ou ainda abrir a pasta para onde gravou o fich

eiro. Apesar de haver extensões no Firefox para copiar este desempenho ele vem de origem no Chrome.

 

Estas são dez das razões pelas quais eu mudei para o Google Chrome. E você? Já mudou para o Google Chrome? Qual é o browser que usa e porquê?

Porque deve ter uma Caixa de Entrada (Inbox)

Hoje voltamos a falar de algo ligado à produtividade. Conforme já falado no post sobre GTD, A arte de fazer acontecer, referimos de novo um ponto que assume grande importância: a caixa de entrada, ou inbox. Antes de fazer as coisas acontecer temos que começar em algum sítio. Esse sítio é a sua caixa de entrada. Conforme David Allen (o criador do GTD) disse: “Por vezes as pessoas dizem-me que não precisam de uma caixa de entrada física, ao que respondo que elas já têm uma – a sua casa inteira é uma caixa de entrada”.

Nesta era digital podemos questionar-nos sobre a real importância de uma caixa de entrada física já que muitos de nós temos caixas de entrada nos nossos e-mails, sejam eles pessoais ou profissionais. Apesar de cada vez mais a informação passar pelo digital há ainda muita informação que nos chega sob a forma física, em papel. Quer sejam revistas, cartas de correio com contas, facturas, etc. necessitamos de locais para centralizar essa informação antes de a processar. A nossa própria casa tem uma caixa de entrada onde o carteiro deposita a nossa correspondência. Mas o que é que fazemos com a correspondência depois de a levantarmos? Não devemos pousá-la num local aleatório de nossa casa pois corremos o risco de perdermos alguma factura ou documento importante e posteriormente sofrermos as consequências.

Caixa de Entrada

Uma caixa de entrada é basicamente qualquer local onde você recolhe coisas para a sua vida para mais tarde processar. Estas coisas podem ser dados, informações, correspondência, notas, trabalho por acabar, coisas que tenciona ler, entre outros.

Uma caixa de entrada pode ser uma bandeja de plástico no seu escritório, a mesa de entrada de sua casa, a sua carteira, o seu bolso, o seu organizer, etc. Tal como falamos acima temos ainda as caixas de entrada virtuais no(s) nosso(s) email(s), no leitor de feeds RSS (blogs) ou em programas de organização de notas como o OneNote ou o Evernote.

Muitos de nós não temos uma caixa de entrada física pré-estabelecida e no nosso trabalho a caixa de entrada acaba por ser cada cm² da nossa mesa ou em nossa casa qualquer local dela, provocando o caos indesejado na nossa organização.

Quanto Menos Melhor

Como regra geral de tudo ligado à organização e a simplificar a vida, quanto menos melhor. Quanto menos caixas de entrada tiver, melhor. Dessa forma, a quantidade de locais aos quais tem que estar atento para processar as coisas ao ser menor facilitará a sua vida.

As caixas de entrada são simultaneamente pontos de partida e pontos de chegada. Pontos de partida porque é a partir de lá que processa as coisas e desenvolve as suas acções. Ponto de chegada porque com o sistema funcional as suas caixas de entrada serão onde todas as coisas que necessita irão “aterrar”.

A nível das caixas de entrada digitais são mais facilmente unificadas numa só, sendo recomendável no entanto que separe de alguma forma a sua caixa de entrada de e-mail pessoal e profissional para garantir um melhor foco. As caixas de entrada físicas são mais difíceis de conciliar porque os pontos de recolha de informação são variados. Pode no entanto usar algumas caixas de entrada como apenas um local provisório até uma das caixas base que deve manter, quer sejam a caixa de entrada de sua casa ou do seu trabalho, isto é, coisas que recolhe como recibos, cartões de visita, etc., na sua carteira, deve depositá-los na caixa de entrada do escritório quando lá chegar.

As caixas de entrada físicas devem ser do conhecimento de todas as pessoas com quem você interage. Quer sejam documentos para rever, correio, material de leitura, etc., garanta que todos sabem onde lhe deixar as coisas que você mais tarde irá processar. Você posteriormente terá que processar as coisas e não as deixar acumular indefinidamente, pois aí perderá a credibilidade e as pessoas poderão deixar de a usar. Além disso, deve ser você a dar o exemplo: se você próprio não pousar as coisas na sua caixa de entrada como quer obrigar os outros a fazê-lo?

A Caixa de Entrada não é Produtiva Sozinha

Tal como falado acima as caixas de entrada são pontos de chegada para as coisas a processar e pontos de partida para as suas acções, mas nunca deverão ser encaradas como o destino final. As caixas de entrada só são úteis quando forem encaradas como um local de recolha de coisas importantes, por forma a libertar a mente para as tarefas em curso e serem retiradas da caixa para quando chegar à altura de as processar. 

As caixas de entrada que ficam cada vez mais atulhadas são mais do que inúteis: não só não ajudam a  realizar as coisas importantes que estão na sua caixa de entrada mas também a certa altura o volume é tanto que você vai optar por criar uma segunda caixa de entrada para as coisas realmente importantes. Você entra num ciclo vicioso onde cada vez se atrasa e acumula mais.

Pense numa rotina para esvaziar a sua caixa de entrada periodicamente que se encaixe com a sua forma de trabalhar e ritmo de trabalho por forma a não rebentar pelas costuras. Você pode optar por subdividir a sua caixa de entrada em três partes dependentes da data em que são necessárias: próximas tarefas, tarefas da próxima semana ou a realizar proximamente e coisas a ler ou a processar sem prazo definido.

 

Boa sorte para a organização e processamento das suas caixas de entrada por forma a não ficar como o seguinte senhor!

Inbox Física Cheia

Grátis – 10GB online com o Dropbox

Você já conhece o Dropbox? Não? Então além do artigo que está a ler deverá a ler o meu outro artigo que descreve como pode usar o Dropbox para organizar e partilhar ficheiros. O Dropbox é a solução ideal não só como uma solução de backup e sincronização de ficheiros, como também para auxílio (através dessa sincronização de ficheiros) para vários softwares terem as funcionalidades disponíveis em todas as máquinas em que trabalha e tem o Dropbox instalado.

Dropbox aumenta espaço para 10GB

Dropbox tem três modalidades de adesão: a grátis que fornece 2GB e duas pagas com 50GB e 100GB. A modalidade grátis tem possibilidade de expansão através de um sistema de referências. Antigamente o espaço máximo que podia ser conseguido era de 5GB e recentemente foi aumentado para 10GB. Por cada pessoa que você refira ganha 250MB.

Para dar uma ajuda, se você se registar através do meu link de referência você recebe no momento da inscrição mais 250MB ficando imediatamente com 2.25GB. Você ajuda-me a mim fornecendo-me mais 250MB, e eu ajudo-o a si, começando com uma conta grátis já com mais 250MB. Consiga uma conta de 2.25GB no Dropbox.

6 motivos para a desorganização e desordem prejudicarem a sua produtividade

Se você chega atrasado às reuniões, ou se costuma falhar prazos de entrega, é óbvio que a desorganização e a desordem estão a afectar o seu trabalho. Num post passado publiquei um questionário para saber se “você é organizado?“. Além das questões presentes nesse teste analise as questões seguintes e veja como estes problemas o afectam:

1 – Você passa menos de 60% do seu dia focado na parte importante do seu trabalho?

2 – Os pedidos de clientes/colegas/chefes ficam frequentemente por responder por um período de mais de 24 horas?

3 – Quanto um novo projecto está a iniciar você não sabe por onde o começar?

4 – Você tem acções na sua lista de tarefas há mais de uma semana? Um mês? Ou nem sequer tem uma lista de tarefas?

5 – As suas reuniões não têm normalmente uma agenda ou lista de pontos a tratar?

6 – Quando se senta de manhã à secretária você leva mais de 15 minutos até começar a produzir?

7 – Se algo lhe acontecesse por forma a impossibilitá-lo de trabalhar temporariamente, um substituto devidamente qualificado conseguiria continuar facilmente o seu trabalho ou iria ter que lhe telefonar constantemente para encontrar as coisas necessárias ao trabalho?

Se respondeu afirmativamente a alguma(s) das questões anteriores, a desorganização e desordem podem estar a afectar negativamente o seu trabalho.

desordem e desorganização
Al Gore no seu escritório – foto por Steve Pyke

Comece por abrir a sua agenda (em papel ou digital) e reserve meia hora todos os dias durante esta semana para pensar na organização. Este não será tempo perdido, pois destina-se a aumentar a sua eficiência. Algumas dicas relacionadas com as questões indicadas acima.

1 – Planeamento para se focar

Para garantir que você passa pelo menos 60% do seu dia nas suas tarefas mais importantes você precisa de planear cada dia antes de começar a trabalhar. O plano pode não se seguido à risca, mas o simples facto de ter criado um plano irá ajudá-lo a ficar focado no trabalho mais importante.

2 – Resposta em tempo útil

Mesmo que as solicitações não sejam completamente respondidas num prazo de 24 horas, pelo menos deve enviar um breve e-mail ou efectuar uma chamada rápida para avisar que o seu assunto será tratado em breve. Esse contacto será importante para uma boa relação com um cliente. A excepção a esta regra existe para solicitações que tenham um prazo de resposta explicitamente alargado, ou uma data de entrega de um trabalho pré-estipulada. Reserve 15 minutos após almoço e/ou no final de cada dia para processar essas solicitações.

3 – Planeamento de tarefas

Conforme já referi num post recente sobre procrastinação você pode sentir-se “esmagado” por encarar o projecto no seu todo em vez de cada uma das partes de cada vez. Você deve separar o todo em partes mais pequenas: as tarefas. Para começar deve efectuar uma lista das tarefas necessárias à conclusão do seu trabalho. Numa fase posterior deverá dar-lhes uma sequência. Com mais ou menor sofisticação (quer seja numa folha de papel, quer seja num ficheiro de Microsoft Project) você deve encadear as tarefas com uma sequência lógica à sua execução.

4 – Esvaziar a lista de tarefas

Se as tarefas que estão na sua lista dependem só de si para as fazer, faça-as. Se dependerem de informação de alguém ou de alguma acção de alguém peça a essa pessoa para resolver e poder continuar. As tarefas que ficam indefinidamente na sua lista vão causar-lhe ansiedade e prejudicar ainda mais a sua produtividade. Quanto planear o seu dia, reserve 30 minutos pelo menos para se focar nestas tarefas e limpá-las de vez da sua lista. Mal consiga estabilizar a sua lista de tarefas mantenha-a sempre dessa forma e não deixe acumular nada mais do que duas semanas (este prazo deverá ser ajustado ao seu caso e ao seu tipo de trabalho).

5 – Agenda de Reuniões

As reuniões são inimigas da produtividade. Se puder evite-as e questione a sua necessidade. Se uma reunião não tem uma agenda clara, ou nem sequer tem uma lista de pontos a tratar pode ser simplesmente uma perda de tempo. Uma lista de pontos a tratar obriga as pessoas a prepararem-se para a mesma e ao mesmo tempo limita a duração da mesma (caso seja acordado abordar na reunião apenas os pontos da agenda).

6 – Prepare-se para amanhã

Antes do fim do seu dia de trabalho reserve (nem que sejam 5 minutos) a preparar o seu dia de amanhã. Prepare no dia anterior a sua secretária e papéis para o dia seguinte. Caso ainda tenha tempo faça o planeamento do dia seguinte.

7 – Organize-se para os outros

Se ficar temporariamente impossibilitado de ir trabalhar (doença, parto, férias, etc.), algum colega seu deve conseguir continuar o seu trabalho facilmente. Hoje podem ser eles a continuar tarefas suas por você estar impossibilitado, mas noutra altura qualquer poderá ser você a substituir alguém e irá preferir encontrar tudo organizado para conseguir trabalhar. Lembre-se que acima de tudo o trabalho é da sua empresa ou dos seus clientes e não exclusivo seu pelo que este facto deverá impulsioná-lo a manter-se organizado.

 

Boa sorte para a sua organização pessoal e desatulhar por forma a melhorar dessa forma a sua produtividade.

 

 

Organização Total: Categorização Pessoal

Vamos imaginar o seguinte cenário. Você vai numa estrada para si desconhecida, numa cidade desconhecida e pretende chegar a determinado destino. Tem várias opções: tem o GPS ligado, pergunta por direcções ou então consulta um mapa. Na ausência das duas primeiras, o mapa é a melhor solução para si. E se em vez de ser chegar a um destino você quisesse descobrir determinado documento ou ficheiro no seu computador? Não seria útil um mapa com todas as informações que precisa para lá chegar? O mapa que você vai precisar chama-se Categorização Pessoal e poderá ser aplicado a todos os níveis da sua organização, quer esta seja a nível físico (documentos, livros, etc.) quer a nível digital (fotos, ficheiros, filmes, etc.).

Categorização Pessoal

A Categorização Pessoal ou Taxonomia Pessoal deve ser simples mas não simplista: deve ser de fácil compreensão e assimilação mas simultaneamente deve cobrir todos os campos da sua organização pessoal. Deve poder classificar todos os tipos de informação que você possui e fazer com que o seu acesso seja feito de uma forma quase automática. Acima vemos um breve exemplo de uma possível separação por categorias ou categorização pessoal.

O primeiro passo é definir as áreas de informação do seu interesse, da maneira mais abrangente e hierárquica possível, dividindo as informações por fontes, empresas, interesses ou outras. Pode também realizar a categorização por assuntos gerais, tendo em conta a forma mais confortável para você separar os temas. A maneira mais fácil de organizar e representar a sua categorização pessoal é através de um mapa mental como o representado na imagem acima.

Algumas dicas para elaborar a sua própria categorização pessoal:

– Crie as categorias ou ramos principais, mas não exceda uma máximo de 10;

– As categorias principais não devem ser ambíguas pois caso contrário podem causar confusão na hora de classificar a informação;

– Utilize nomes fáceis de memorizar;

– Evite ultrapassar 4 sub-níveis na hierarquia.

Se o ajudar, numa primeira fase de aplicação da nova categorização pessoal, imprima o mapa mental.

De futuro aprofundarei o tema e as suas adaptações para a sua organização a nível físico, digital e do conhecimentos. Os vários níveis da sua organização.

 

Questionário: É organizado?

Ao longo dos posts deste blog temos falado de organização, e vamos continuar a partilhar dicas para ser e manter-se organizado. Mas antes de continuarmos a falar e partilhar ainda mais dicas hoje vamos determinar o seu nível actual de organização. Este questionário vai fazê-lo pensar nos seus pontos fracos da organização e também mostrar-lhe o seu nível global de organização.

Pense no seu dia a dia. Quantas vezes já andou por toda a sua secretária à procura do post-it onde escreveu o nome e telefone de um contacto para depois o descobrir quando já tinha conseguido o contacto de outra forma mas já perdido uns largos minutos? Ou então, quantas vezes andou a vasculhar a pilha de papéis da sua secretária à procura de uma conta que devia pagar até esse dia? Isto soa-lhe familiar? Faça o questionário seguinte para saber em que nível está.

É Organizado?

PERGUNTA NUNCA ÀS VEZES SEMPRE
A minha secretária está limpa e organizada, sem montes de papéis e revistas
Levo menos de 5 minutos para localizar informações, quer sejam papéis, facturas na minha secretária, e-mails, ficheiros no meu computador, utensílios e outras coisas na secretária e gavetas
Consigo ler todas as revistas e newsletters que recebo e armazeno esse conhecimento para ser reaproveitado
Perco as minhas coisas raramente
As pessoas acham que eu sou uma pessoa organizada
Organizo constantemente a minha secretária e gavetas do escritório bem como o meu roupeiro e restantes armários
Tenho um método para categorizar todos os meus papéis e ficheiros que é usada para manter tudo organizado e facilmente encontrado
Tenho uma lista de tarefas actualizada com as prioridades determinadas para um bom planeamento
Tenho menos de 20 e-mails na minha caixa de entrada, tendo tudo o resto perfeitamente organizado

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Some os seus pontos atribuindo a cada resposta os seguintes valores: Nunca (1); Às vezes (2); Sempre (3).

Até 12 pontos

Você tem que se preocupar seriamente com a organização. Provavelmente está a perder uma boa parte do seu dia por causa da organização (ou no seu caso pela falta dela). Comece aos poucos a mudar os seus hábitos e vai ver que vai conseguir através da organização ser mais produtivo.

Até 20 pontos

Você tem um nível de organização médio. Já realiza tarefas básicas de organização mas ainda pode melhorar os seus processos. Provavelmente tem parte da sua vida organizada e outras coisas não, ou então os seus hábitos de organização não são constantes.

Mais que 21 pontos

Parabéns! Já tem um nível de organização que lhe permite ter a sua secretária limpa e a sua casa arrumada. Deve conseguir encontrar tudo o que precisa. Mesmo assim ainda poderá ter melhorias e deve ficar atento às dicas deste blog.

 

A minha pontuação foi de 22 pontos o que quer dizer que mesmo eu ainda tenho que aprender mais coisas para partilhar com vocês, bem como continuar a implementar algumas que ainda vou partilhar no futuro. E vocês? Qual foi a vossa pontuação?

Um lugar para tudo

Depois de começar a organizar-se por aprender a desatulhar, o próximo passo no caminho para se organizar, é, bem, organizar-se! A chave para a organização pessoal, na minha experiência, é o desenvolvimento de processos que tirem o foco da organização, e manter esses mesmos processos. O que isto significa é que depois de se organizar uma vez (arrumando tudo, ou contratando alguém que o faça por si) só resultará se se conseguir manter organizado.

Já todos nós tivemos a experiência de deixar os nossos espaços ficarem tão atulhados e desarrumados que tivemos de parar e retirar tudo do sítio, deitar fora coisas inúteis e tornar o espaço limpo. Cada um tem o seu limite, mas todos atingimos um ponto de caos tal onde acabamos por dizer: “Eu não consigo pensar enquanto não arrumar este local.”

Sem organização, a sua produtividade baixa. Suponha que está a trabalhar num projecto ou tarefa que requer certas ferramentas, tais como papel, canetas, régua, tesoura. Se você tiver de parar a cada minuto para pensar onde estão as tesouras ou as canetas no meio da sua confusão, várias coisas acontecem. A primeira, e mais óbvia, você vai perder tempo, como a escola de administração científica (ou Taylorismo) nos mostrou. A segunda é que nunca irá entrar num fluxo produtivo que lhe permita ter a criatividade ou rentabilidade necessária.

“Um lugar para tudo e tudo no seu lugar”

Uma das mais antigas citações relacionadas com organização é frequentemente atribuída a Benjamin Franklin. Se foi ele o primeiro a dizer essa frase é discutível, mas a frase em si não o é. O passo mais importante que pode tomar ao organizar é assegurar-se que tem um lugar para colocar tudo. Quando arruma, onde colocou as coisas? Você coloca-as no seu lugar, certo? Isso significa que a maioria das coisas tem “o seu lugar” (não um lugar universal de arrumação para todas as pessoas: apenas o lugar que decidiu ser aquele onde as coisas pertencem). Por que é que coloca as coisas no seu lugar? Porque você quer ser capaz de (sem pensar) encontrá-los quando precisar deles sem interromper o fluxo de trabalho ou a criatividade.

A outra coisa que tem de ser irracional é colocar as coisas no seu lugar mal termine de usá-las. Primeiro, você tem de ter um lugar para tudo. Se não tem uma gaveta ou prateleira de arquivo de DVDs, quando acaba de ver um, irá, provavelmente, deixá-lo pousado junto à televisão, ou outro local aleatório. Alguns lugares são melhores que outros bem como a maneira como os lugares são organizados. Espero poder abordar alguns desses pontos em posts futuros. Para já certifique-se que tem um lugar para tudo. Lembre-se que estamos a falar de arrumação depois de desatulhar (declutter), sendo que apenas deverá arrumar e arranjar um lugar para as coisas que lhe fazem falta e são agradáveis. Todas as restantes deverão já ter ido embora da sua vida. Em segundo lugar precisa de um processo para se manter organizado. Não basta ter um lugar para tudo, a menos que regularmente volte a colocar tudo no seu lugar.

Os processos podem ser tão simples como um compromisso diário de desatulhar e arrumar a sua área de trabalho no final do dia de trabalho. Quando você regressa no dia seguinte, tudo parecerá mais tranquilo e você estará pronto para começar o dia sem problemas, em vez de começar o dia a olhar para uma secretária caótica. O que faz disto um processo, será torná-lo um hábito que faz regularmente. Em futuros posts espero mostrar-lhe sugestões sobre quais os melhores lugares para arrumar, bem como os melhores processos.

Produtividade – A arte de Fazer Acontecer

Hoje vamos falar de Produtividade e sobre a arte de fazer acontecer. A arte de fazer acontecer é a adaptação para português do método criado por David Allen GTD (Getting Things Done).

O GTD baseia-se no princípio que cada um de nós deve esvaziar a sua memória das suas tarefas e registá-las externamente. Dessa forma, a mente está liberta do trabalho de se lembrar de tudo o que tem para fazer, para se concentrar em realizar as tarefas/acções.

No esquema da imagem seguinte faz-se um resumo do fluxograma que está na base do método GTD.

A Arte de Fazer Acontecer - GTD

O método é composto por 5 fases:

  • Recolher
  • Processar
  • Organizar
  • Rever
  • Fazer

Caso queira, pode fazer o download de um PDF para impressão do fluxograma do GTD.

Nos próximos posts deste blog iremos abordar várias maneiras de aumentar a produtividade baseadas no GTD, e em outros métodos derivados dele. Serão também partilhadas dicas e aplicações práticas do mesmo.

Ganhar dinheiro a desatulhar

Ganhar dinheiro a desatulhar, ou nove maneiras que estar atulhado lhe custa dinheiro. Não é uma fonte para ganhar dinheiro, mas podemos encarar a poupança como tal.

Estar atulhado custa-lhe mais do que pensa. Além do dinheiro que lhe tira da carteira, o atulhamento assalta-o discretamente noutros aspectos da sua vida.

1 – Dinheiro

 Começo pelo mais óbvio: o dinheiro. Uma das formas que o atulhamento lhe custa dinheiro directamente é comprar coisas duplicadas. Por desorganização muitas vezes não encontra algo que já tem mas que lhe faz falta e por isso vai gastar dinheiro desnecessário. Também no meio da confusão podem ficar perdidas contas por pagar que depois podem resultar em multas ou juros, ou mesmo cheques ou dinheiro (isto para os muito desorganizados).

2 – Tempo

 É muito fácil gastar tempo a ler montes e montes de papéis à procura de algo específico, ou andar pela casa toda a abrir todas as portas e gavetas numa busca interminável. Isto deve-se ao atulhamento e desorganização. Tal como já referido no primeiro ponto onde quando acaba a comprar um duplicado de algo que não encontra, isso custa-lhe dinheiro mas também tempo – o tempo de ir à loja. A desorganização rouba-lhe tempo que podia gastar a fazer coisas mais agradáveis. Nos casos onde isto se passa no seu trabalho é uma das causas em que acaba por piorar a sua produtividade.

3 – Amigos e Família

Se você gasta mais tempo do que o necessário a procurar as coisas de que precisa quer em casa quer no trabalho vai acabar por faltar ou chegar atrasado a compromissos com amigos ou família. Além disso a desorganização pode  influenciar o seu estado de espírito e torná-lo mais deprimido ou stressado, o que pode ser prejudicial para as suas relações.

4 – Auto-estima

 Quando a desorganização é crónica a auto-estima pode sair afectada. O caos pode ser tão grande que há quem tenha vergonha que olhem para a sua secretária no trabalho, ou ainda pior: que o visitem na sua própria casa por vergonha no atulhamento.

5 – Espaço

Muitas vezes não nos apercebemos do enorme espaço ocupado desnecessáriamente pelo atulhamento. Quando começamos a desatulhar ficamos surpreendidos com o espaço ocupado por coisas que acabam por ir parar à reciclagem ou ao lixo. E espaço também é dinheiro: quanto maior a nossa casa, maiores os gastos que temos com ela. A nossa casa serve para ser ocupada e usada por nós – não por coisas desnecessárias e atulhadas.

6 – Respeito

As primeiras impressões são importantes, mesmo que não queiramos que o sejam. Ter a sua casa demasiado atulhada (ou a sua secretária no trabalho) pode dar aos outros impressão que você é sujo e que não se importa o suficiente consigo mesmo para manter a sua casa e escritório organizados. Isto pode diminuir a sua opinião sobre você.

7 – Oportunidades de Emprego

Muitas pessoas foram atingidas pela recessão, e algumas oportunidades de emprego acabam por receber mais candidatos do que nunca. Você não vai querer deixar escapar concorrer a uma vaga simplesmente porque demorou 3 dias à procura do ficheiro do seu currículo, um envelope e selos e perdeu a morada do anúncio no monte de papéis da sua secretária.

8 – Energia

Você gasta energia directamente ao procurar as suas coisas no meio dos seus montes, ou mesmo depois a desatulhar e organizar. Se a sua casa e quarto estiverem atulhados em demasia através do stress e do espaço ocupado pelas coisas poderá não conseguir a noite de sono necessária a repor as suas energias. Outra maneira de recuperar energia e vivacidade é a fazer exercício. Mas para tal é preciso que não perca tempo desnecessário à procura das suas sapatilhas de corrida ou do seu Ipod sem bateria ou até avariado debaixo de uma pilha de livros.

9 – Bem-estar

Se já experimentou alguma das vivências dos pontos anteriores, já sabe que o seu bem-estar é afectado. Pode ficar stressado, deprimido ou até zangado consigo mesmo, e isso vai acabar por afectar a sua qualidade de vida.

Eliminar o ‘SPAM’ do seu correio

Além do correio electrónico (sobre o qual daremos dicas em breve) onde muitas vezes temos que encontrar as mensagens no meio do SPAM, temos no nosso correio de casa muitas vezes também SPAM. Folhetos publicitários de hipermercados, promoções de tv e internet e muito mais coisas sem interesse. Este SPAM físico é uma fonte de desordem e torna-nos mais difícil a tarefa de separar a correspondência. Aconselho a separarem a correspondência mal a retirem da caixa de correio. Façam a separação de correspondência perto do caixote do lixo ou da reciclagem, e ponham lá o que é claramente lixo: publicidade que não vos interesse, envelopes depois de terem retirado o conteúdo que interessa. No final o que sobrar ponham na vossa inbox.

Caso ainda não tenham uma inbox física aconselho-vos a ter/criar um local para uma. Pode tratar-se de uma gaveta, uma parte da secretária, etc. O que interessa é que tenham um sítio onde pousar as coisas enquanto não são tratadas (ou no caso das contas pagas) e posteriormente arquivadas. Desta forma quando reservarem tempo para tratar de contas e restantes papeladas sabem onde procurar, e evitam ao mesmo tempo ter papéis espalhados por vários locais da casa e escritório.

Uma maneira mais fácil do SPAM físico é eliminá-lo à partida. Em Portugal segundo o artigo 3º da Lei nº 6/99, de 27 de Janeiro “é proibida a distribuição directa no domicílio de publicidade não endereçada sempre que a oposição do destinatário seja reconhecível no acto de entrega, nomeadamente através da afixação, de forma visível, ao local destinado à recepção de correspondência de dístico apropriado contendo mensagem clara e inequívoca nesse sentido”.

Para se livrarem da publicidade não solicitade colem na vossa caixa de correio o seguinte:

SPAM - publicidade não endereçada - dístico

Terão assim ainda mais facilitado o vosso processo de separação de correspondência.

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