gestão do tempo

10 razões para tornar o Google Chrome o seu browser preferido

Há já alguns meses que dei o passo e mudei de browser. Antigamente utilizava maioritariamente o Firefox, mas agora o meu browser de preferência é o Chrome da Google. Como parte do nosso dia a dia é cada vez mais feito através de um browser as melhores qualidades do mesmo reflectem-se directamente na nossa produtividade a fazer acontecer as coisas. Vamos deixar de seguida 10 das razões pelas quais eu tornei o Google Chrome o meu browser preferido.

1 – Mais rápido

Um grande problema do Firefox é a memória que o mesmo ocupa. Por vezes tal traduz-se em lentidão do programa ou até mesmo num inevitável “crash”.

O Chrome nesse aspecto é melhor. Cada página corre num processo do windows separado o que quer dizer que quando uma página dá problemas o browser não crasha completamente, mas apenas essa página.

Esta gestão de memória melhor e diversos outros motivos acabam por fazer com que o Chrome seja mais rápido desde que o momento em que carrega link para ele se ligar ou até mesmo a carregar as páginas.

2 – Mais seguro

Não é que o Google Chrome não tenha as suas vulnerabilidades de segurança descobertas e corrigidas, mas é considerado mais seguro que os seus concorrentes como o Internet Explorer ou o Firefox. Foi, de facto, o único browser que sobreviveu ao concurso Pwn2Own onde especialistas em segurança tentaram explorar-lhe as falhas e pontos fracos.

3 – Sincronização dos Marcadores

Um ponto em que o Google Chrome tem que outros browsers apenas teriam através de aplicações extra como a barra do Google é a sincronização dos marcadores. Esta característica vem por defeito no Chrome. Pode sincronizar os marcadores com a sua conta do Google. Isto é útil se você, tal como eu, usar mais do que um computador diariamente no emprego e em casa.

4 – Pesquisa Simples

A barra de endereço é simultaneamente uma barra de pesquisa. Não é necessário abrir o Google para pesquisar: basta apenas escrever o que quer procurar na barra de endereço e premir o Enter.

O Chrome torna também mais fácil pesquisar na própria página, ter sugestões baseadas no seu histórico e até pesquisar apenas em determinado site.

5 – Página inicial de cada separador

Quando você abre um separador no Chrome a página por defeito é muito útil. Aparecem-lhe 8 páginas que você pode customizar. No meu caso coloquei lá algumas das minhas páginas mais usadas como o Gmail, Google Reader e outros sites usados diariamente.

Nesta página aparecem também as páginas fechadas recentemente para que as possa reabrir caso as tenha fechado por acidente. Consegue assim abri-las de uma forma mais rápida do que seria andar a pesquisar no histórico.

6 – Organização dos Separadores

O Firefox já possui há muito os separadores, mas o modo  como eles são usados dentro do Google Chrome conseguiu ser melhor. Você consegue arrastar um separador facilmente e rapidamente para organizar os separadores enquanto navega por vários sites. Consegue também arrastar um separador para fora da janela onde o tinha aberto e mais tarde voltar a re-introduzi-lo. Esta rapidez e principalmente a facilidade com que o faz vai fazê-lo testar esta funcionalidade e usá-la.

7 – Extensões

Neste aspecto o Google Chrome de início começou a perder para o Firefox. Agora, à medida que cada vez mais utilizadores o usam, também cada vez mais scripts e extensões vão sendo disponibilizadas para o mesmo. As extensões são pequenos “programas” que trabalham sobre o browser e lhe conferem novas funcionalidades. Num aspecto o Chrome ganha ao Firefox que é a disponibilidade das extensões: ao contrário do Firefox sempre que instala uma nova extensão não precisa de reiniciar o browser e pode poupar o tempo que isso por vezes acarreta.

8 – Atalhos da Aplicação

Uma funcionalidade que descobri recentemente é a possibilidade de transformar qualquer site numa aplicação. Por exemplo o Gmail, o Google Reader, o seu blog, o site da sua empresa, etc. Criando um atalho da aplicação você fica com um atalho na sua barra de atalhos rápidos, ambiente de trabalho ou mesmo no menu iniciar para abrir os sites que quiser de forma isolada.

9 – Modo sem registo (incognito mode)

Embora outros browsers actualmente já tenham um modo incógnito esse modo no Chrome consegue melhor. A começar pela forma rápida como pode iniciar o modo incógnito premindo Ctrl+Shift+N.

Além das questões de privacidade que o podem levar a usar o modo incógnito, esse modo também é util quando empresta o computador a um colega para ver e-mail, e dessa forma não ter que fazer logoff da sua conta.

10 – Melhor organização dos downloads

Não gostava da forma como os downloads estavam organizados no Firefox. Apareciam numa nova janela. No Chrome aparecem no rodapé na barra de estado. Aí pode facilmente abrir o ficheiro que fez download ou ainda abrir a pasta para onde gravou o fich

eiro. Apesar de haver extensões no Firefox para copiar este desempenho ele vem de origem no Chrome.

 

Estas são dez das razões pelas quais eu mudei para o Google Chrome. E você? Já mudou para o Google Chrome? Qual é o browser que usa e porquê?

Porque deve ter uma Caixa de Entrada (Inbox)

Hoje voltamos a falar de algo ligado à produtividade. Conforme já falado no post sobre GTD, A arte de fazer acontecer, referimos de novo um ponto que assume grande importância: a caixa de entrada, ou inbox. Antes de fazer as coisas acontecer temos que começar em algum sítio. Esse sítio é a sua caixa de entrada. Conforme David Allen (o criador do GTD) disse: “Por vezes as pessoas dizem-me que não precisam de uma caixa de entrada física, ao que respondo que elas já têm uma – a sua casa inteira é uma caixa de entrada”.

Nesta era digital podemos questionar-nos sobre a real importância de uma caixa de entrada física já que muitos de nós temos caixas de entrada nos nossos e-mails, sejam eles pessoais ou profissionais. Apesar de cada vez mais a informação passar pelo digital há ainda muita informação que nos chega sob a forma física, em papel. Quer sejam revistas, cartas de correio com contas, facturas, etc. necessitamos de locais para centralizar essa informação antes de a processar. A nossa própria casa tem uma caixa de entrada onde o carteiro deposita a nossa correspondência. Mas o que é que fazemos com a correspondência depois de a levantarmos? Não devemos pousá-la num local aleatório de nossa casa pois corremos o risco de perdermos alguma factura ou documento importante e posteriormente sofrermos as consequências.

Caixa de Entrada

Uma caixa de entrada é basicamente qualquer local onde você recolhe coisas para a sua vida para mais tarde processar. Estas coisas podem ser dados, informações, correspondência, notas, trabalho por acabar, coisas que tenciona ler, entre outros.

Uma caixa de entrada pode ser uma bandeja de plástico no seu escritório, a mesa de entrada de sua casa, a sua carteira, o seu bolso, o seu organizer, etc. Tal como falamos acima temos ainda as caixas de entrada virtuais no(s) nosso(s) email(s), no leitor de feeds RSS (blogs) ou em programas de organização de notas como o OneNote ou o Evernote.

Muitos de nós não temos uma caixa de entrada física pré-estabelecida e no nosso trabalho a caixa de entrada acaba por ser cada cm² da nossa mesa ou em nossa casa qualquer local dela, provocando o caos indesejado na nossa organização.

Quanto Menos Melhor

Como regra geral de tudo ligado à organização e a simplificar a vida, quanto menos melhor. Quanto menos caixas de entrada tiver, melhor. Dessa forma, a quantidade de locais aos quais tem que estar atento para processar as coisas ao ser menor facilitará a sua vida.

As caixas de entrada são simultaneamente pontos de partida e pontos de chegada. Pontos de partida porque é a partir de lá que processa as coisas e desenvolve as suas acções. Ponto de chegada porque com o sistema funcional as suas caixas de entrada serão onde todas as coisas que necessita irão “aterrar”.

A nível das caixas de entrada digitais são mais facilmente unificadas numa só, sendo recomendável no entanto que separe de alguma forma a sua caixa de entrada de e-mail pessoal e profissional para garantir um melhor foco. As caixas de entrada físicas são mais difíceis de conciliar porque os pontos de recolha de informação são variados. Pode no entanto usar algumas caixas de entrada como apenas um local provisório até uma das caixas base que deve manter, quer sejam a caixa de entrada de sua casa ou do seu trabalho, isto é, coisas que recolhe como recibos, cartões de visita, etc., na sua carteira, deve depositá-los na caixa de entrada do escritório quando lá chegar.

As caixas de entrada físicas devem ser do conhecimento de todas as pessoas com quem você interage. Quer sejam documentos para rever, correio, material de leitura, etc., garanta que todos sabem onde lhe deixar as coisas que você mais tarde irá processar. Você posteriormente terá que processar as coisas e não as deixar acumular indefinidamente, pois aí perderá a credibilidade e as pessoas poderão deixar de a usar. Além disso, deve ser você a dar o exemplo: se você próprio não pousar as coisas na sua caixa de entrada como quer obrigar os outros a fazê-lo?

A Caixa de Entrada não é Produtiva Sozinha

Tal como falado acima as caixas de entrada são pontos de chegada para as coisas a processar e pontos de partida para as suas acções, mas nunca deverão ser encaradas como o destino final. As caixas de entrada só são úteis quando forem encaradas como um local de recolha de coisas importantes, por forma a libertar a mente para as tarefas em curso e serem retiradas da caixa para quando chegar à altura de as processar. 

As caixas de entrada que ficam cada vez mais atulhadas são mais do que inúteis: não só não ajudam a  realizar as coisas importantes que estão na sua caixa de entrada mas também a certa altura o volume é tanto que você vai optar por criar uma segunda caixa de entrada para as coisas realmente importantes. Você entra num ciclo vicioso onde cada vez se atrasa e acumula mais.

Pense numa rotina para esvaziar a sua caixa de entrada periodicamente que se encaixe com a sua forma de trabalhar e ritmo de trabalho por forma a não rebentar pelas costuras. Você pode optar por subdividir a sua caixa de entrada em três partes dependentes da data em que são necessárias: próximas tarefas, tarefas da próxima semana ou a realizar proximamente e coisas a ler ou a processar sem prazo definido.

 

Boa sorte para a organização e processamento das suas caixas de entrada por forma a não ficar como o seguinte senhor!

Inbox Física Cheia

6 motivos para a desorganização e desordem prejudicarem a sua produtividade

Se você chega atrasado às reuniões, ou se costuma falhar prazos de entrega, é óbvio que a desorganização e a desordem estão a afectar o seu trabalho. Num post passado publiquei um questionário para saber se “você é organizado?“. Além das questões presentes nesse teste analise as questões seguintes e veja como estes problemas o afectam:

1 – Você passa menos de 60% do seu dia focado na parte importante do seu trabalho?

2 – Os pedidos de clientes/colegas/chefes ficam frequentemente por responder por um período de mais de 24 horas?

3 – Quanto um novo projecto está a iniciar você não sabe por onde o começar?

4 – Você tem acções na sua lista de tarefas há mais de uma semana? Um mês? Ou nem sequer tem uma lista de tarefas?

5 – As suas reuniões não têm normalmente uma agenda ou lista de pontos a tratar?

6 – Quando se senta de manhã à secretária você leva mais de 15 minutos até começar a produzir?

7 – Se algo lhe acontecesse por forma a impossibilitá-lo de trabalhar temporariamente, um substituto devidamente qualificado conseguiria continuar facilmente o seu trabalho ou iria ter que lhe telefonar constantemente para encontrar as coisas necessárias ao trabalho?

Se respondeu afirmativamente a alguma(s) das questões anteriores, a desorganização e desordem podem estar a afectar negativamente o seu trabalho.

desordem e desorganização
Al Gore no seu escritório – foto por Steve Pyke

Comece por abrir a sua agenda (em papel ou digital) e reserve meia hora todos os dias durante esta semana para pensar na organização. Este não será tempo perdido, pois destina-se a aumentar a sua eficiência. Algumas dicas relacionadas com as questões indicadas acima.

1 – Planeamento para se focar

Para garantir que você passa pelo menos 60% do seu dia nas suas tarefas mais importantes você precisa de planear cada dia antes de começar a trabalhar. O plano pode não se seguido à risca, mas o simples facto de ter criado um plano irá ajudá-lo a ficar focado no trabalho mais importante.

2 – Resposta em tempo útil

Mesmo que as solicitações não sejam completamente respondidas num prazo de 24 horas, pelo menos deve enviar um breve e-mail ou efectuar uma chamada rápida para avisar que o seu assunto será tratado em breve. Esse contacto será importante para uma boa relação com um cliente. A excepção a esta regra existe para solicitações que tenham um prazo de resposta explicitamente alargado, ou uma data de entrega de um trabalho pré-estipulada. Reserve 15 minutos após almoço e/ou no final de cada dia para processar essas solicitações.

3 – Planeamento de tarefas

Conforme já referi num post recente sobre procrastinação você pode sentir-se “esmagado” por encarar o projecto no seu todo em vez de cada uma das partes de cada vez. Você deve separar o todo em partes mais pequenas: as tarefas. Para começar deve efectuar uma lista das tarefas necessárias à conclusão do seu trabalho. Numa fase posterior deverá dar-lhes uma sequência. Com mais ou menor sofisticação (quer seja numa folha de papel, quer seja num ficheiro de Microsoft Project) você deve encadear as tarefas com uma sequência lógica à sua execução.

4 – Esvaziar a lista de tarefas

Se as tarefas que estão na sua lista dependem só de si para as fazer, faça-as. Se dependerem de informação de alguém ou de alguma acção de alguém peça a essa pessoa para resolver e poder continuar. As tarefas que ficam indefinidamente na sua lista vão causar-lhe ansiedade e prejudicar ainda mais a sua produtividade. Quanto planear o seu dia, reserve 30 minutos pelo menos para se focar nestas tarefas e limpá-las de vez da sua lista. Mal consiga estabilizar a sua lista de tarefas mantenha-a sempre dessa forma e não deixe acumular nada mais do que duas semanas (este prazo deverá ser ajustado ao seu caso e ao seu tipo de trabalho).

5 – Agenda de Reuniões

As reuniões são inimigas da produtividade. Se puder evite-as e questione a sua necessidade. Se uma reunião não tem uma agenda clara, ou nem sequer tem uma lista de pontos a tratar pode ser simplesmente uma perda de tempo. Uma lista de pontos a tratar obriga as pessoas a prepararem-se para a mesma e ao mesmo tempo limita a duração da mesma (caso seja acordado abordar na reunião apenas os pontos da agenda).

6 – Prepare-se para amanhã

Antes do fim do seu dia de trabalho reserve (nem que sejam 5 minutos) a preparar o seu dia de amanhã. Prepare no dia anterior a sua secretária e papéis para o dia seguinte. Caso ainda tenha tempo faça o planeamento do dia seguinte.

7 – Organize-se para os outros

Se ficar temporariamente impossibilitado de ir trabalhar (doença, parto, férias, etc.), algum colega seu deve conseguir continuar o seu trabalho facilmente. Hoje podem ser eles a continuar tarefas suas por você estar impossibilitado, mas noutra altura qualquer poderá ser você a substituir alguém e irá preferir encontrar tudo organizado para conseguir trabalhar. Lembre-se que acima de tudo o trabalho é da sua empresa ou dos seus clientes e não exclusivo seu pelo que este facto deverá impulsioná-lo a manter-se organizado.

 

Boa sorte para a sua organização pessoal e desatulhar por forma a melhorar dessa forma a sua produtividade.

 

 

Procrastinação – 4 razões para falhar os objectivos

Procrastinação é uma palavra complicada, e ainda mais complicados são os efeitos da mesma na produtividade e na nossa gestão do tempo. Procrastinação vem do latim procrastinatus: pro– (à frente) e crastinus (de amanhã). A procrastinação é uma disposição comportamental que leva a adiar e a evitar determinadas tarefas ou certas decisões. Este comportamento de fuga é causado pela existência de outras actividades mais agradáveis e que assumem, aparentemente, maior saliência no imediato.

A procrastinação é algo que muitos de nós nos deparamos todos os dias. Quer por hábito, quer por feitio. Muitas vezes não encontramos a motivação para realizar determinada tarefa ou actividade, arranjando uma variedade de desculpas, hábitos, pensamentos e medos que nos absorvem no comportamento diário. No entanto a procrastinação pode ser facilmente ultrapassada se simplesmente tivermos tempo para perceber a dinâmica complexa deste ritual comum. Aprendendo algumas estratégias simples mas eficazes (que nos assistem a atingir um estado motivado) ajudarão à criação da força necessária para perseguirmos os objectivos com energia reforçada.

Compreender a dinâmica da procrastinação passa por conhecer as razões pelas quais o fazemos. Em seguida enumero quatro dessas razões:

1 – Medo do Fracasso

Muitas pessoas  adiam fazer algo por medo de falhar. Se apenas falarem das suas esperanças e sonhos, mas não fizerem nenhum esforço para os alcançar, nunca irão falhar.

Se no entanto as pessoas agirem para realizar os sonhos, mas não o conseguirem, têm medo de ser vistos pelos outros como falhados.

Mesmo que a meta não seja atingida, o acto de tentar deve ser uma recompensa por ele mesmo. Parte da aprendizagem baseia-se na experiência, e a mesma só pode ser obtida através da acção. A maior parte das pessoas reconhecem o esforço independentemente do resultado. O acto de tentar é um acto de bravura. O acto de evitar é um sinónimo de covardia. Não caia na armadilha de usar o medo como desculpa para procrastinar. Lembre-se: a maior parte das pessoas bem sucedidas não o conseguiram por um golpe de sorte, mas sim por persistência.

2 – Sentir-se Esmagado

Por vezes olhamos para um objectivo e o facto de haver tanto a ser feito simplesmente deixa-nos “esmagados”. Essa sensação deixa-nos paralisados, impedindo-nos de dar o primeiro passo em direcção ao objectivo.

Cada objectivo da sua vida (pessoal ou profissional) deve ser decomposto em partes mais pequenas. Para cada parte deve definir as tarefas e acções a realizar para ser bem sucedido. Se olhar para o objectivo final o deixa oprimido, olhe antes para os pequenos degraus do caminho a percorrer. Dê um passo de cada vez sem se preocupar com o próximo e avance a cada pequena vitória. Antes de você dar por ela já chegou ao topo da escada e encontrou o sucesso.

3 – Natureza Humana

O ser humano tende a evitar o que causa sofrimento ou dor, e acabar por cair no que é fácil ou dá prazer. A fim de evitar a procrastinação devido à dificuldade ou natureza pouco atraente de uma tarefa, comprometa-se em acabar as tarefas mais desagradáveis primeiro. Aborde essas tarefas com uma atitude positiva. Aperceba-se que quanto mais cedo a começar e quanto mais depressa a fizer, mais cedo ela terminará.

Se conseguir resolver os problemas mais difíceis primeiro, o caminho seguinte até ao objectivo final será muito mais suave.

4 – Perspectiva

Se olharmos para uma tarefa como sendo difícil, assim será que ela vai ser para nós. Em vez de temer uma missão, veja-a como uma oportunidade para se destacar. Se o escolherem para realizar um trabalho de pesquisa, encare-o como uma oportunidade para ganhar conhecimento e alargar os seus horizontes. Ao abordar um projecto com entusiasmo poderá transformar uma simples tarefa em prazer. Tente mudar a sua perspectiva para ultrapassar a procrastinação e atingir os objectivos mais facilmente.

 

Uma ironia da procrastinação é que muitos de nós nos queixamos da falta de tempo. Mas isso não impede a mesma pessoa que diz ter falta de tempo, procrastinar e ficar sentada deixando o tempo passar, impassível, temendo o trabalho que a espera. Se apenas arregaçarmos as mangas e começarmos, facilmente nos vai parecer que o dia tem mais horas e iremos encontrar tempo para tudo.

Se você tem tido dificuldade para atingir os seus objectivos olhe para os passos para atingir o sucesso neles e questione se caiu nas profundezas da procrastinação. Examine e descubra as causas que o levam a procrastinar e no final prometa a si mesmo que não vai deixar que a procrastinação lhe mate as esperanças e os sonhos.

 

Em jeito de conclusão deixo a música de António Variações “É pr’amanhã”, dedicada a todos os procrastinadores. Mas lembrem-se: ao contrário do que a música diz, não deixem para amanhã o que podem fazer hoje!

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