declutter

5 maneiras de desatulhar o roupeiro

Tal como já falamos no primeiro post do blog onde foi falado como começar a ser organizado, um passo para o fazer será o de desatulhar. Uma das primeiras coisas a vermos de manhã é o nosso roupeiro. Para não começarmos o dia com stress por olhar para um caos onde não conseguimos escolher facilmente a roupa do dia (por mais práticos que sejamos) devemos mantê-lo organizado. Antes disso devemos iniciar o processo de desatulhar. Vou deixar neste artigo cinco pontos sobre como desatulhar o seu roupeiro.

roupeiro desorganizado

1 – A regra 80/20

A regra 80/20 ou o princípio de Pareto como é mais conhecido aplica-se além da economia a muitas coisas da vida real. Resumidamente este princípio diz que 80% dos efeitos resulta de 20% das causas. Mesmo que os números do princípio de Pareto não sejam apenas aplicados exactamente uma aplicação neste caso será a seguinte: você veste 80% do tempo 20% da sua roupa. Depois de pensar um pouco vai ver que isto se aplica no seu caso. Vai querer ter o seu roupeiro tão atulhado que tem dificuldade em encontrar as coisas que mais gosta?

2 – O topo do monte

Esta é uma forma de isolar os 20% de roupa que mais usa dos restantes 80%. Demora algum tempo, mas no final verá que vale a pena. Antes de aplicar este método deverá ter isolada a roupa da estação actual da das outras estações.

Para roupa que guarda dobrada como sejam camisolas, t-shirts ou jeans, coloque em montes. Cada vez que um destes itens regressar da lavandaria ao roupeiro coloque-o no topo do monte. Ao fim de algumas semanas (o tempo exacto dependerá da altura do ano e da sua quantidade de roupa), a sua roupa mais usada começará a ficar concentrada no topo do monte.

Para artigos de roupa que sejam pendurados opte por um lado (esquerdo ou direito) para colocar a roupa que regressa da lavandaria. O resultado do filtro que este método aplica irá verificar-se ao fim de algumas semanas igualmente.

Depois de identificar os 80% que não usa ou que usa muito pouco você deve decidir o que fazer com eles. Se forem artigos que tenha um gosto especial por eles questione-se porque não os usou nos últimos tempos e caso goste mesmo dessa roupa comece a usá-la. Caso contrário coloque no monte para retirar do roupeiro e, por exemplo, doar para a caridade.

3 – Quatro montes

A forma anterior leva o seu tempo. Por isso se quiser uma forma mais rápida de atingir o seu objectivo use o método dos quatro montes. Com a roupa do seu roupeiro organize quatro montes: Guardar, Doar, Deitar ao lixo e Armazenar. Atenção que este método é mais subjectivo ao contrário do método anterior que reflecte aquilo que se passa na realidade e não aquilo que você acha.

À medida que retirar roupa do roupeiro escolha o monte à qual ela pertence. O monte Guardar, como o nome indica, destina-se àquilo que quer guardar e por isso só poderá colocar lá aquilo que você realmente gosta e usa. O monte Doar destina-se às roupas em bom estado que já não lhe servem ou acha que passaram de moda. Você deve pegar nesse monte no final e entregá-las numa caridade perto de si. O monte Deitar ao lixo destina-se às peças de roupa que estão num estado praticamente irreparável e que com um pequeno arranjo não conseguem encaixar nas categorias Guardar ou Doar.

No primeiro artigo deste blog referi este método com três montes apenas. Entretanto neste artigo acrescento mais um monte à lista. O monte Armazenar. Este monte destina-se às coisas que você entende que deve guardar mas que é muito pouco provável que volte a usar como sejam roupas de cerimónia ou até um vestido de noiva. Estes artigos deverão retirados do roupeiro onde guarda as roupas do dia-a-dia para passar a guardar noutra zona de armazenagem.

4 – Decida-se na hora

À medida que separa a roupa pelos montes ou que usa o primeiro método e retira os 80% que não usa, apenas toque em cada peça de roupa uma vez. Após decidir o seu destino, não volte a retirá-la do seu monte para a colocar noutro monte (com excepção a retirar do monte Guardar para o monte Doar). Garanta que as suas decisões são definitivas e que acerta à primeira.

5 – Livre-se dos usurpadores de espaço

Será que você precisa daquelas roupas do século passado que apenas irá usar no Carnaval ou numa festa temática? Ou será que precisa de roupa que já não consegue vestir há vários anos? Mesmo que ame essas peças de roupa o mais provável é que não as volte a vestir. Provavelmente você já comprou substitutos para esses artigos.

Todos esses artigos de roupa são usurpadores de espaço. São duplicamente prejudiciais pois além de roubar espaço necessário lembram-lhe que já não está em forma para os conseguir vestir. Livre-se deles.

Apenas após esta limpeza inicial é que você deverá começar a organizar. Desta forma irá garantir que tem o processo de organização facilitado pela quantidade de roupa ser menor. Bom trabalho!

 

6 motivos para a desorganização e desordem prejudicarem a sua produtividade

Se você chega atrasado às reuniões, ou se costuma falhar prazos de entrega, é óbvio que a desorganização e a desordem estão a afectar o seu trabalho. Num post passado publiquei um questionário para saber se “você é organizado?“. Além das questões presentes nesse teste analise as questões seguintes e veja como estes problemas o afectam:

1 – Você passa menos de 60% do seu dia focado na parte importante do seu trabalho?

2 – Os pedidos de clientes/colegas/chefes ficam frequentemente por responder por um período de mais de 24 horas?

3 – Quanto um novo projecto está a iniciar você não sabe por onde o começar?

4 – Você tem acções na sua lista de tarefas há mais de uma semana? Um mês? Ou nem sequer tem uma lista de tarefas?

5 – As suas reuniões não têm normalmente uma agenda ou lista de pontos a tratar?

6 – Quando se senta de manhã à secretária você leva mais de 15 minutos até começar a produzir?

7 – Se algo lhe acontecesse por forma a impossibilitá-lo de trabalhar temporariamente, um substituto devidamente qualificado conseguiria continuar facilmente o seu trabalho ou iria ter que lhe telefonar constantemente para encontrar as coisas necessárias ao trabalho?

Se respondeu afirmativamente a alguma(s) das questões anteriores, a desorganização e desordem podem estar a afectar negativamente o seu trabalho.

desordem e desorganização
Al Gore no seu escritório – foto por Steve Pyke

Comece por abrir a sua agenda (em papel ou digital) e reserve meia hora todos os dias durante esta semana para pensar na organização. Este não será tempo perdido, pois destina-se a aumentar a sua eficiência. Algumas dicas relacionadas com as questões indicadas acima.

1 – Planeamento para se focar

Para garantir que você passa pelo menos 60% do seu dia nas suas tarefas mais importantes você precisa de planear cada dia antes de começar a trabalhar. O plano pode não se seguido à risca, mas o simples facto de ter criado um plano irá ajudá-lo a ficar focado no trabalho mais importante.

2 – Resposta em tempo útil

Mesmo que as solicitações não sejam completamente respondidas num prazo de 24 horas, pelo menos deve enviar um breve e-mail ou efectuar uma chamada rápida para avisar que o seu assunto será tratado em breve. Esse contacto será importante para uma boa relação com um cliente. A excepção a esta regra existe para solicitações que tenham um prazo de resposta explicitamente alargado, ou uma data de entrega de um trabalho pré-estipulada. Reserve 15 minutos após almoço e/ou no final de cada dia para processar essas solicitações.

3 – Planeamento de tarefas

Conforme já referi num post recente sobre procrastinação você pode sentir-se “esmagado” por encarar o projecto no seu todo em vez de cada uma das partes de cada vez. Você deve separar o todo em partes mais pequenas: as tarefas. Para começar deve efectuar uma lista das tarefas necessárias à conclusão do seu trabalho. Numa fase posterior deverá dar-lhes uma sequência. Com mais ou menor sofisticação (quer seja numa folha de papel, quer seja num ficheiro de Microsoft Project) você deve encadear as tarefas com uma sequência lógica à sua execução.

4 – Esvaziar a lista de tarefas

Se as tarefas que estão na sua lista dependem só de si para as fazer, faça-as. Se dependerem de informação de alguém ou de alguma acção de alguém peça a essa pessoa para resolver e poder continuar. As tarefas que ficam indefinidamente na sua lista vão causar-lhe ansiedade e prejudicar ainda mais a sua produtividade. Quanto planear o seu dia, reserve 30 minutos pelo menos para se focar nestas tarefas e limpá-las de vez da sua lista. Mal consiga estabilizar a sua lista de tarefas mantenha-a sempre dessa forma e não deixe acumular nada mais do que duas semanas (este prazo deverá ser ajustado ao seu caso e ao seu tipo de trabalho).

5 – Agenda de Reuniões

As reuniões são inimigas da produtividade. Se puder evite-as e questione a sua necessidade. Se uma reunião não tem uma agenda clara, ou nem sequer tem uma lista de pontos a tratar pode ser simplesmente uma perda de tempo. Uma lista de pontos a tratar obriga as pessoas a prepararem-se para a mesma e ao mesmo tempo limita a duração da mesma (caso seja acordado abordar na reunião apenas os pontos da agenda).

6 – Prepare-se para amanhã

Antes do fim do seu dia de trabalho reserve (nem que sejam 5 minutos) a preparar o seu dia de amanhã. Prepare no dia anterior a sua secretária e papéis para o dia seguinte. Caso ainda tenha tempo faça o planeamento do dia seguinte.

7 – Organize-se para os outros

Se ficar temporariamente impossibilitado de ir trabalhar (doença, parto, férias, etc.), algum colega seu deve conseguir continuar o seu trabalho facilmente. Hoje podem ser eles a continuar tarefas suas por você estar impossibilitado, mas noutra altura qualquer poderá ser você a substituir alguém e irá preferir encontrar tudo organizado para conseguir trabalhar. Lembre-se que acima de tudo o trabalho é da sua empresa ou dos seus clientes e não exclusivo seu pelo que este facto deverá impulsioná-lo a manter-se organizado.

 

Boa sorte para a sua organização pessoal e desatulhar por forma a melhorar dessa forma a sua produtividade.

 

 

Organização Total: Categorização Pessoal

Vamos imaginar o seguinte cenário. Você vai numa estrada para si desconhecida, numa cidade desconhecida e pretende chegar a determinado destino. Tem várias opções: tem o GPS ligado, pergunta por direcções ou então consulta um mapa. Na ausência das duas primeiras, o mapa é a melhor solução para si. E se em vez de ser chegar a um destino você quisesse descobrir determinado documento ou ficheiro no seu computador? Não seria útil um mapa com todas as informações que precisa para lá chegar? O mapa que você vai precisar chama-se Categorização Pessoal e poderá ser aplicado a todos os níveis da sua organização, quer esta seja a nível físico (documentos, livros, etc.) quer a nível digital (fotos, ficheiros, filmes, etc.).

Categorização Pessoal

A Categorização Pessoal ou Taxonomia Pessoal deve ser simples mas não simplista: deve ser de fácil compreensão e assimilação mas simultaneamente deve cobrir todos os campos da sua organização pessoal. Deve poder classificar todos os tipos de informação que você possui e fazer com que o seu acesso seja feito de uma forma quase automática. Acima vemos um breve exemplo de uma possível separação por categorias ou categorização pessoal.

O primeiro passo é definir as áreas de informação do seu interesse, da maneira mais abrangente e hierárquica possível, dividindo as informações por fontes, empresas, interesses ou outras. Pode também realizar a categorização por assuntos gerais, tendo em conta a forma mais confortável para você separar os temas. A maneira mais fácil de organizar e representar a sua categorização pessoal é através de um mapa mental como o representado na imagem acima.

Algumas dicas para elaborar a sua própria categorização pessoal:

– Crie as categorias ou ramos principais, mas não exceda uma máximo de 10;

– As categorias principais não devem ser ambíguas pois caso contrário podem causar confusão na hora de classificar a informação;

– Utilize nomes fáceis de memorizar;

– Evite ultrapassar 4 sub-níveis na hierarquia.

Se o ajudar, numa primeira fase de aplicação da nova categorização pessoal, imprima o mapa mental.

De futuro aprofundarei o tema e as suas adaptações para a sua organização a nível físico, digital e do conhecimentos. Os vários níveis da sua organização.

 

Um lugar para tudo

Depois de começar a organizar-se por aprender a desatulhar, o próximo passo no caminho para se organizar, é, bem, organizar-se! A chave para a organização pessoal, na minha experiência, é o desenvolvimento de processos que tirem o foco da organização, e manter esses mesmos processos. O que isto significa é que depois de se organizar uma vez (arrumando tudo, ou contratando alguém que o faça por si) só resultará se se conseguir manter organizado.

Já todos nós tivemos a experiência de deixar os nossos espaços ficarem tão atulhados e desarrumados que tivemos de parar e retirar tudo do sítio, deitar fora coisas inúteis e tornar o espaço limpo. Cada um tem o seu limite, mas todos atingimos um ponto de caos tal onde acabamos por dizer: “Eu não consigo pensar enquanto não arrumar este local.”

Sem organização, a sua produtividade baixa. Suponha que está a trabalhar num projecto ou tarefa que requer certas ferramentas, tais como papel, canetas, régua, tesoura. Se você tiver de parar a cada minuto para pensar onde estão as tesouras ou as canetas no meio da sua confusão, várias coisas acontecem. A primeira, e mais óbvia, você vai perder tempo, como a escola de administração científica (ou Taylorismo) nos mostrou. A segunda é que nunca irá entrar num fluxo produtivo que lhe permita ter a criatividade ou rentabilidade necessária.

“Um lugar para tudo e tudo no seu lugar”

Uma das mais antigas citações relacionadas com organização é frequentemente atribuída a Benjamin Franklin. Se foi ele o primeiro a dizer essa frase é discutível, mas a frase em si não o é. O passo mais importante que pode tomar ao organizar é assegurar-se que tem um lugar para colocar tudo. Quando arruma, onde colocou as coisas? Você coloca-as no seu lugar, certo? Isso significa que a maioria das coisas tem “o seu lugar” (não um lugar universal de arrumação para todas as pessoas: apenas o lugar que decidiu ser aquele onde as coisas pertencem). Por que é que coloca as coisas no seu lugar? Porque você quer ser capaz de (sem pensar) encontrá-los quando precisar deles sem interromper o fluxo de trabalho ou a criatividade.

A outra coisa que tem de ser irracional é colocar as coisas no seu lugar mal termine de usá-las. Primeiro, você tem de ter um lugar para tudo. Se não tem uma gaveta ou prateleira de arquivo de DVDs, quando acaba de ver um, irá, provavelmente, deixá-lo pousado junto à televisão, ou outro local aleatório. Alguns lugares são melhores que outros bem como a maneira como os lugares são organizados. Espero poder abordar alguns desses pontos em posts futuros. Para já certifique-se que tem um lugar para tudo. Lembre-se que estamos a falar de arrumação depois de desatulhar (declutter), sendo que apenas deverá arrumar e arranjar um lugar para as coisas que lhe fazem falta e são agradáveis. Todas as restantes deverão já ter ido embora da sua vida. Em segundo lugar precisa de um processo para se manter organizado. Não basta ter um lugar para tudo, a menos que regularmente volte a colocar tudo no seu lugar.

Os processos podem ser tão simples como um compromisso diário de desatulhar e arrumar a sua área de trabalho no final do dia de trabalho. Quando você regressa no dia seguinte, tudo parecerá mais tranquilo e você estará pronto para começar o dia sem problemas, em vez de começar o dia a olhar para uma secretária caótica. O que faz disto um processo, será torná-lo um hábito que faz regularmente. Em futuros posts espero mostrar-lhe sugestões sobre quais os melhores lugares para arrumar, bem como os melhores processos.

Ganhar dinheiro a desatulhar

Ganhar dinheiro a desatulhar, ou nove maneiras que estar atulhado lhe custa dinheiro. Não é uma fonte para ganhar dinheiro, mas podemos encarar a poupança como tal.

Estar atulhado custa-lhe mais do que pensa. Além do dinheiro que lhe tira da carteira, o atulhamento assalta-o discretamente noutros aspectos da sua vida.

1 – Dinheiro

 Começo pelo mais óbvio: o dinheiro. Uma das formas que o atulhamento lhe custa dinheiro directamente é comprar coisas duplicadas. Por desorganização muitas vezes não encontra algo que já tem mas que lhe faz falta e por isso vai gastar dinheiro desnecessário. Também no meio da confusão podem ficar perdidas contas por pagar que depois podem resultar em multas ou juros, ou mesmo cheques ou dinheiro (isto para os muito desorganizados).

2 – Tempo

 É muito fácil gastar tempo a ler montes e montes de papéis à procura de algo específico, ou andar pela casa toda a abrir todas as portas e gavetas numa busca interminável. Isto deve-se ao atulhamento e desorganização. Tal como já referido no primeiro ponto onde quando acaba a comprar um duplicado de algo que não encontra, isso custa-lhe dinheiro mas também tempo – o tempo de ir à loja. A desorganização rouba-lhe tempo que podia gastar a fazer coisas mais agradáveis. Nos casos onde isto se passa no seu trabalho é uma das causas em que acaba por piorar a sua produtividade.

3 – Amigos e Família

Se você gasta mais tempo do que o necessário a procurar as coisas de que precisa quer em casa quer no trabalho vai acabar por faltar ou chegar atrasado a compromissos com amigos ou família. Além disso a desorganização pode  influenciar o seu estado de espírito e torná-lo mais deprimido ou stressado, o que pode ser prejudicial para as suas relações.

4 – Auto-estima

 Quando a desorganização é crónica a auto-estima pode sair afectada. O caos pode ser tão grande que há quem tenha vergonha que olhem para a sua secretária no trabalho, ou ainda pior: que o visitem na sua própria casa por vergonha no atulhamento.

5 – Espaço

Muitas vezes não nos apercebemos do enorme espaço ocupado desnecessáriamente pelo atulhamento. Quando começamos a desatulhar ficamos surpreendidos com o espaço ocupado por coisas que acabam por ir parar à reciclagem ou ao lixo. E espaço também é dinheiro: quanto maior a nossa casa, maiores os gastos que temos com ela. A nossa casa serve para ser ocupada e usada por nós – não por coisas desnecessárias e atulhadas.

6 – Respeito

As primeiras impressões são importantes, mesmo que não queiramos que o sejam. Ter a sua casa demasiado atulhada (ou a sua secretária no trabalho) pode dar aos outros impressão que você é sujo e que não se importa o suficiente consigo mesmo para manter a sua casa e escritório organizados. Isto pode diminuir a sua opinião sobre você.

7 – Oportunidades de Emprego

Muitas pessoas foram atingidas pela recessão, e algumas oportunidades de emprego acabam por receber mais candidatos do que nunca. Você não vai querer deixar escapar concorrer a uma vaga simplesmente porque demorou 3 dias à procura do ficheiro do seu currículo, um envelope e selos e perdeu a morada do anúncio no monte de papéis da sua secretária.

8 – Energia

Você gasta energia directamente ao procurar as suas coisas no meio dos seus montes, ou mesmo depois a desatulhar e organizar. Se a sua casa e quarto estiverem atulhados em demasia através do stress e do espaço ocupado pelas coisas poderá não conseguir a noite de sono necessária a repor as suas energias. Outra maneira de recuperar energia e vivacidade é a fazer exercício. Mas para tal é preciso que não perca tempo desnecessário à procura das suas sapatilhas de corrida ou do seu Ipod sem bateria ou até avariado debaixo de uma pilha de livros.

9 – Bem-estar

Se já experimentou alguma das vivências dos pontos anteriores, já sabe que o seu bem-estar é afectado. Pode ficar stressado, deprimido ou até zangado consigo mesmo, e isso vai acabar por afectar a sua qualidade de vida.

Desatulhar – o primeiro passo para a organização

Desatulhar é o primeiro passo a caminho de uma vida organizada. Como já falei no primeiro post não se deve começar a organizar as coisas antes de se livrar das coisas que estão a mais.

Nos países anglo-saxónicos, onde há muito mais informação sobre o assunto usam o termo declutter. Para se perceber o que é declutter e desatulhar, primeiro temos que perceber o que é o clutter.

Clutter pode ser um substantivo ou um verbo. O substantivo refere-se à desordem em si e o verbo refere-se ao acto de acumular desordem, ou atulhar.

Para prevenir o atulhamento, ou a acumulação de desordem há dois caminhos: o da prevenção e o da colmatação. A prevenção resume-se a não adquirir coisas desnecessárias ou duplicadas. A colmatação passa por um processo de análise do que já possui e escolha do que deve ou não ficar.

No futuro aparecerão neste blog dicas para que aprenda a desatulhar a sua vida. 

 desatulhar

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