confusão

6 motivos para a desorganização e desordem prejudicarem a sua produtividade

Se você chega atrasado às reuniões, ou se costuma falhar prazos de entrega, é óbvio que a desorganização e a desordem estão a afectar o seu trabalho. Num post passado publiquei um questionário para saber se “você é organizado?“. Além das questões presentes nesse teste analise as questões seguintes e veja como estes problemas o afectam:

1 – Você passa menos de 60% do seu dia focado na parte importante do seu trabalho?

2 – Os pedidos de clientes/colegas/chefes ficam frequentemente por responder por um período de mais de 24 horas?

3 – Quanto um novo projecto está a iniciar você não sabe por onde o começar?

4 – Você tem acções na sua lista de tarefas há mais de uma semana? Um mês? Ou nem sequer tem uma lista de tarefas?

5 – As suas reuniões não têm normalmente uma agenda ou lista de pontos a tratar?

6 – Quando se senta de manhã à secretária você leva mais de 15 minutos até começar a produzir?

7 – Se algo lhe acontecesse por forma a impossibilitá-lo de trabalhar temporariamente, um substituto devidamente qualificado conseguiria continuar facilmente o seu trabalho ou iria ter que lhe telefonar constantemente para encontrar as coisas necessárias ao trabalho?

Se respondeu afirmativamente a alguma(s) das questões anteriores, a desorganização e desordem podem estar a afectar negativamente o seu trabalho.

desordem e desorganização
Al Gore no seu escritório – foto por Steve Pyke

Comece por abrir a sua agenda (em papel ou digital) e reserve meia hora todos os dias durante esta semana para pensar na organização. Este não será tempo perdido, pois destina-se a aumentar a sua eficiência. Algumas dicas relacionadas com as questões indicadas acima.

1 – Planeamento para se focar

Para garantir que você passa pelo menos 60% do seu dia nas suas tarefas mais importantes você precisa de planear cada dia antes de começar a trabalhar. O plano pode não se seguido à risca, mas o simples facto de ter criado um plano irá ajudá-lo a ficar focado no trabalho mais importante.

2 – Resposta em tempo útil

Mesmo que as solicitações não sejam completamente respondidas num prazo de 24 horas, pelo menos deve enviar um breve e-mail ou efectuar uma chamada rápida para avisar que o seu assunto será tratado em breve. Esse contacto será importante para uma boa relação com um cliente. A excepção a esta regra existe para solicitações que tenham um prazo de resposta explicitamente alargado, ou uma data de entrega de um trabalho pré-estipulada. Reserve 15 minutos após almoço e/ou no final de cada dia para processar essas solicitações.

3 – Planeamento de tarefas

Conforme já referi num post recente sobre procrastinação você pode sentir-se “esmagado” por encarar o projecto no seu todo em vez de cada uma das partes de cada vez. Você deve separar o todo em partes mais pequenas: as tarefas. Para começar deve efectuar uma lista das tarefas necessárias à conclusão do seu trabalho. Numa fase posterior deverá dar-lhes uma sequência. Com mais ou menor sofisticação (quer seja numa folha de papel, quer seja num ficheiro de Microsoft Project) você deve encadear as tarefas com uma sequência lógica à sua execução.

4 – Esvaziar a lista de tarefas

Se as tarefas que estão na sua lista dependem só de si para as fazer, faça-as. Se dependerem de informação de alguém ou de alguma acção de alguém peça a essa pessoa para resolver e poder continuar. As tarefas que ficam indefinidamente na sua lista vão causar-lhe ansiedade e prejudicar ainda mais a sua produtividade. Quanto planear o seu dia, reserve 30 minutos pelo menos para se focar nestas tarefas e limpá-las de vez da sua lista. Mal consiga estabilizar a sua lista de tarefas mantenha-a sempre dessa forma e não deixe acumular nada mais do que duas semanas (este prazo deverá ser ajustado ao seu caso e ao seu tipo de trabalho).

5 – Agenda de Reuniões

As reuniões são inimigas da produtividade. Se puder evite-as e questione a sua necessidade. Se uma reunião não tem uma agenda clara, ou nem sequer tem uma lista de pontos a tratar pode ser simplesmente uma perda de tempo. Uma lista de pontos a tratar obriga as pessoas a prepararem-se para a mesma e ao mesmo tempo limita a duração da mesma (caso seja acordado abordar na reunião apenas os pontos da agenda).

6 – Prepare-se para amanhã

Antes do fim do seu dia de trabalho reserve (nem que sejam 5 minutos) a preparar o seu dia de amanhã. Prepare no dia anterior a sua secretária e papéis para o dia seguinte. Caso ainda tenha tempo faça o planeamento do dia seguinte.

7 – Organize-se para os outros

Se ficar temporariamente impossibilitado de ir trabalhar (doença, parto, férias, etc.), algum colega seu deve conseguir continuar o seu trabalho facilmente. Hoje podem ser eles a continuar tarefas suas por você estar impossibilitado, mas noutra altura qualquer poderá ser você a substituir alguém e irá preferir encontrar tudo organizado para conseguir trabalhar. Lembre-se que acima de tudo o trabalho é da sua empresa ou dos seus clientes e não exclusivo seu pelo que este facto deverá impulsioná-lo a manter-se organizado.

 

Boa sorte para a sua organização pessoal e desatulhar por forma a melhorar dessa forma a sua produtividade.

 

 

Começar a ser Organizado

O processo de organizar deve ser precedido por um processo de desatulhar. Se apenas se organizar, tudo o que irá conseguir são bonitos montes de entulho. O método consiste em três passos.

três montes

A primeira coisa a fazer é escolher a área que se quer desatulhar. Não tente fazer muito de uma só vez. Foque-se na zona onde a confusão lhe causa maior stress. (Usaremos como exemplo um roupeiro, mas pode começar por uma simples gaveta, a cozinha, os seus ficheiros, ou qualquer outra coisa). Reserve algum tempo para dedicar a esta tarefa para analisar cada artigo do espaço atulhado. Deve colocar cada artigo num dos três montes: o monte “gosto e uso“, o monte “reciclagem” e o monte da “incerteza“.

O monte “gosto e uso” requer pouco esforço. Deve colocar neste monte as coisas que sabe imediatamente serem essenciais para si por lhe dar muito uso. Por exemplo, umas calças de ganga que usa uma vez por semana pertencem lá.

O monte “reciclagem” também deve ser simples. É para os artigos que imediatamente sabe que se deve livrar deles. Algo que não use há mais de um ano pertence a esse monte. No final este monte poderá servir para reciclar (coisas que não lhe sirvam mas que estão em boas condições para serem usadas por alguém, oferecer para caridade ou outra coisa) ou para o lixo (caso as coisas não estejam nas melhores condições e você se questione porque ainda as tinha guardadas).

O último monte é o mais traiçoeiro, mas é a chave para este sistema. No monte da “incerteza” vão estar coisas que não gosta ou que não usa frequentemente, mas que acaba por encontrar uma razão para não deitar fora. Muitas pessoas nunca vestem uma determinada peça de roupa, mas não a deitam fora por ter sido uma oferta de alguém querido. Esses artigos vão para o monte da incerteza. Este não é um monte destinado ao lixo, por isso não tenha medo de colocar artigos neste monte.

pratique a vida sem o artigo

As coisas no monte “gosto e uso” podem voltar ao armário ou à área que estiver a organizar. É claro que as vai organizar da melhor maneira, mas isso será tema para outro dia. Os artigos do monte da “incerteza” deverão ser guardados separadamente. Deve guardá-las cuidadosamente em caixas de arrumação. Essas caixas devem ser seladas e catalogadas para posteriormente serem guardadas num espaço de armazenagem que não provoque confusão. Se um mês depois se lembrar que precisa de alguma das coisas guardadas saberá onde as encontrar. Por outro lado, se depois de meio ano, ou um período que achar confortável, continuar sem lhes ter tocado pode reavaliar este monte e tratá-lo como um monte de reciclagem. Não se sentirá, prometo. Depois deste período em que viveu sem ver as coisas, se não sentiu a sua falta, não irá sentir depois de reciclar. Praticar viver sem as coisas vai ajudá-lo a passar para um espaço desentulhado.

sistemas de organização

O último passo é elaborar um sistema simples para que não volte a atulhar esse espaço. Esta é a parte onde, depois de desentulhar começa a ser (e ficar) organizado. Este blog servirá para partilhar dicas e sistemas para que consiga ser e ficar organizado.

Depois de ultrapassar estes três passos, e de as caixas do monte da incerteza terem desaparecido vai verificar que seu roupeiro estará muito mais simples. Não terá tantas dificuldades em escolher o que vestir porque todas as coisas que gosta e usa estarão visíveis à sua frente. Vai também aperceber-se que o roupeiro afinal não é assim tão pequeno. A melhor sensação será a sensação de leveza por se ter liberto de coisas que já não pertenciam à sua vida combinado com a segurança de que as coisas que necessita estão lá. Agora só resta aplicar o que aprendeu a todos os outros lugares que precisam de atenção e desentulhar e organizar.

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