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6 motivos para a desorganização e desordem prejudicarem a sua produtividade

Se você chega atrasado às reuniões, ou se costuma falhar prazos de entrega, é óbvio que a desorganização e a desordem estão a afectar o seu trabalho. Num post passado publiquei um questionário para saber se “você é organizado?“. Além das questões presentes nesse teste analise as questões seguintes e veja como estes problemas o afectam:

1 – Você passa menos de 60% do seu dia focado na parte importante do seu trabalho?

2 – Os pedidos de clientes/colegas/chefes ficam frequentemente por responder por um período de mais de 24 horas?

3 – Quanto um novo projecto está a iniciar você não sabe por onde o começar?

4 – Você tem acções na sua lista de tarefas há mais de uma semana? Um mês? Ou nem sequer tem uma lista de tarefas?

5 – As suas reuniões não têm normalmente uma agenda ou lista de pontos a tratar?

6 – Quando se senta de manhã à secretária você leva mais de 15 minutos até começar a produzir?

7 – Se algo lhe acontecesse por forma a impossibilitá-lo de trabalhar temporariamente, um substituto devidamente qualificado conseguiria continuar facilmente o seu trabalho ou iria ter que lhe telefonar constantemente para encontrar as coisas necessárias ao trabalho?

Se respondeu afirmativamente a alguma(s) das questões anteriores, a desorganização e desordem podem estar a afectar negativamente o seu trabalho.

desordem e desorganização
Al Gore no seu escritório – foto por Steve Pyke

Comece por abrir a sua agenda (em papel ou digital) e reserve meia hora todos os dias durante esta semana para pensar na organização. Este não será tempo perdido, pois destina-se a aumentar a sua eficiência. Algumas dicas relacionadas com as questões indicadas acima.

1 – Planeamento para se focar

Para garantir que você passa pelo menos 60% do seu dia nas suas tarefas mais importantes você precisa de planear cada dia antes de começar a trabalhar. O plano pode não se seguido à risca, mas o simples facto de ter criado um plano irá ajudá-lo a ficar focado no trabalho mais importante.

2 – Resposta em tempo útil

Mesmo que as solicitações não sejam completamente respondidas num prazo de 24 horas, pelo menos deve enviar um breve e-mail ou efectuar uma chamada rápida para avisar que o seu assunto será tratado em breve. Esse contacto será importante para uma boa relação com um cliente. A excepção a esta regra existe para solicitações que tenham um prazo de resposta explicitamente alargado, ou uma data de entrega de um trabalho pré-estipulada. Reserve 15 minutos após almoço e/ou no final de cada dia para processar essas solicitações.

3 – Planeamento de tarefas

Conforme já referi num post recente sobre procrastinação você pode sentir-se “esmagado” por encarar o projecto no seu todo em vez de cada uma das partes de cada vez. Você deve separar o todo em partes mais pequenas: as tarefas. Para começar deve efectuar uma lista das tarefas necessárias à conclusão do seu trabalho. Numa fase posterior deverá dar-lhes uma sequência. Com mais ou menor sofisticação (quer seja numa folha de papel, quer seja num ficheiro de Microsoft Project) você deve encadear as tarefas com uma sequência lógica à sua execução.

4 – Esvaziar a lista de tarefas

Se as tarefas que estão na sua lista dependem só de si para as fazer, faça-as. Se dependerem de informação de alguém ou de alguma acção de alguém peça a essa pessoa para resolver e poder continuar. As tarefas que ficam indefinidamente na sua lista vão causar-lhe ansiedade e prejudicar ainda mais a sua produtividade. Quanto planear o seu dia, reserve 30 minutos pelo menos para se focar nestas tarefas e limpá-las de vez da sua lista. Mal consiga estabilizar a sua lista de tarefas mantenha-a sempre dessa forma e não deixe acumular nada mais do que duas semanas (este prazo deverá ser ajustado ao seu caso e ao seu tipo de trabalho).

5 – Agenda de Reuniões

As reuniões são inimigas da produtividade. Se puder evite-as e questione a sua necessidade. Se uma reunião não tem uma agenda clara, ou nem sequer tem uma lista de pontos a tratar pode ser simplesmente uma perda de tempo. Uma lista de pontos a tratar obriga as pessoas a prepararem-se para a mesma e ao mesmo tempo limita a duração da mesma (caso seja acordado abordar na reunião apenas os pontos da agenda).

6 – Prepare-se para amanhã

Antes do fim do seu dia de trabalho reserve (nem que sejam 5 minutos) a preparar o seu dia de amanhã. Prepare no dia anterior a sua secretária e papéis para o dia seguinte. Caso ainda tenha tempo faça o planeamento do dia seguinte.

7 – Organize-se para os outros

Se ficar temporariamente impossibilitado de ir trabalhar (doença, parto, férias, etc.), algum colega seu deve conseguir continuar o seu trabalho facilmente. Hoje podem ser eles a continuar tarefas suas por você estar impossibilitado, mas noutra altura qualquer poderá ser você a substituir alguém e irá preferir encontrar tudo organizado para conseguir trabalhar. Lembre-se que acima de tudo o trabalho é da sua empresa ou dos seus clientes e não exclusivo seu pelo que este facto deverá impulsioná-lo a manter-se organizado.

 

Boa sorte para a sua organização pessoal e desatulhar por forma a melhorar dessa forma a sua produtividade.

 

 

Ganhar dinheiro a desatulhar

Ganhar dinheiro a desatulhar, ou nove maneiras que estar atulhado lhe custa dinheiro. Não é uma fonte para ganhar dinheiro, mas podemos encarar a poupança como tal.

Estar atulhado custa-lhe mais do que pensa. Além do dinheiro que lhe tira da carteira, o atulhamento assalta-o discretamente noutros aspectos da sua vida.

1 – Dinheiro

 Começo pelo mais óbvio: o dinheiro. Uma das formas que o atulhamento lhe custa dinheiro directamente é comprar coisas duplicadas. Por desorganização muitas vezes não encontra algo que já tem mas que lhe faz falta e por isso vai gastar dinheiro desnecessário. Também no meio da confusão podem ficar perdidas contas por pagar que depois podem resultar em multas ou juros, ou mesmo cheques ou dinheiro (isto para os muito desorganizados).

2 – Tempo

 É muito fácil gastar tempo a ler montes e montes de papéis à procura de algo específico, ou andar pela casa toda a abrir todas as portas e gavetas numa busca interminável. Isto deve-se ao atulhamento e desorganização. Tal como já referido no primeiro ponto onde quando acaba a comprar um duplicado de algo que não encontra, isso custa-lhe dinheiro mas também tempo – o tempo de ir à loja. A desorganização rouba-lhe tempo que podia gastar a fazer coisas mais agradáveis. Nos casos onde isto se passa no seu trabalho é uma das causas em que acaba por piorar a sua produtividade.

3 – Amigos e Família

Se você gasta mais tempo do que o necessário a procurar as coisas de que precisa quer em casa quer no trabalho vai acabar por faltar ou chegar atrasado a compromissos com amigos ou família. Além disso a desorganização pode  influenciar o seu estado de espírito e torná-lo mais deprimido ou stressado, o que pode ser prejudicial para as suas relações.

4 – Auto-estima

 Quando a desorganização é crónica a auto-estima pode sair afectada. O caos pode ser tão grande que há quem tenha vergonha que olhem para a sua secretária no trabalho, ou ainda pior: que o visitem na sua própria casa por vergonha no atulhamento.

5 – Espaço

Muitas vezes não nos apercebemos do enorme espaço ocupado desnecessáriamente pelo atulhamento. Quando começamos a desatulhar ficamos surpreendidos com o espaço ocupado por coisas que acabam por ir parar à reciclagem ou ao lixo. E espaço também é dinheiro: quanto maior a nossa casa, maiores os gastos que temos com ela. A nossa casa serve para ser ocupada e usada por nós – não por coisas desnecessárias e atulhadas.

6 – Respeito

As primeiras impressões são importantes, mesmo que não queiramos que o sejam. Ter a sua casa demasiado atulhada (ou a sua secretária no trabalho) pode dar aos outros impressão que você é sujo e que não se importa o suficiente consigo mesmo para manter a sua casa e escritório organizados. Isto pode diminuir a sua opinião sobre você.

7 – Oportunidades de Emprego

Muitas pessoas foram atingidas pela recessão, e algumas oportunidades de emprego acabam por receber mais candidatos do que nunca. Você não vai querer deixar escapar concorrer a uma vaga simplesmente porque demorou 3 dias à procura do ficheiro do seu currículo, um envelope e selos e perdeu a morada do anúncio no monte de papéis da sua secretária.

8 – Energia

Você gasta energia directamente ao procurar as suas coisas no meio dos seus montes, ou mesmo depois a desatulhar e organizar. Se a sua casa e quarto estiverem atulhados em demasia através do stress e do espaço ocupado pelas coisas poderá não conseguir a noite de sono necessária a repor as suas energias. Outra maneira de recuperar energia e vivacidade é a fazer exercício. Mas para tal é preciso que não perca tempo desnecessário à procura das suas sapatilhas de corrida ou do seu Ipod sem bateria ou até avariado debaixo de uma pilha de livros.

9 – Bem-estar

Se já experimentou alguma das vivências dos pontos anteriores, já sabe que o seu bem-estar é afectado. Pode ficar stressado, deprimido ou até zangado consigo mesmo, e isso vai acabar por afectar a sua qualidade de vida.

Desatulhar – o primeiro passo para a organização

Desatulhar é o primeiro passo a caminho de uma vida organizada. Como já falei no primeiro post não se deve começar a organizar as coisas antes de se livrar das coisas que estão a mais.

Nos países anglo-saxónicos, onde há muito mais informação sobre o assunto usam o termo declutter. Para se perceber o que é declutter e desatulhar, primeiro temos que perceber o que é o clutter.

Clutter pode ser um substantivo ou um verbo. O substantivo refere-se à desordem em si e o verbo refere-se ao acto de acumular desordem, ou atulhar.

Para prevenir o atulhamento, ou a acumulação de desordem há dois caminhos: o da prevenção e o da colmatação. A prevenção resume-se a não adquirir coisas desnecessárias ou duplicadas. A colmatação passa por um processo de análise do que já possui e escolha do que deve ou não ficar.

No futuro aparecerão neste blog dicas para que aprenda a desatulhar a sua vida. 

 desatulhar

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