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Porque deve ter uma Caixa de Entrada (Inbox)

Hoje voltamos a falar de algo ligado à produtividade. Conforme já falado no post sobre GTD, A arte de fazer acontecer, referimos de novo um ponto que assume grande importância: a caixa de entrada, ou inbox. Antes de fazer as coisas acontecer temos que começar em algum sítio. Esse sítio é a sua caixa de entrada. Conforme David Allen (o criador do GTD) disse: “Por vezes as pessoas dizem-me que não precisam de uma caixa de entrada física, ao que respondo que elas já têm uma – a sua casa inteira é uma caixa de entrada”.

Nesta era digital podemos questionar-nos sobre a real importância de uma caixa de entrada física já que muitos de nós temos caixas de entrada nos nossos e-mails, sejam eles pessoais ou profissionais. Apesar de cada vez mais a informação passar pelo digital há ainda muita informação que nos chega sob a forma física, em papel. Quer sejam revistas, cartas de correio com contas, facturas, etc. necessitamos de locais para centralizar essa informação antes de a processar. A nossa própria casa tem uma caixa de entrada onde o carteiro deposita a nossa correspondência. Mas o que é que fazemos com a correspondência depois de a levantarmos? Não devemos pousá-la num local aleatório de nossa casa pois corremos o risco de perdermos alguma factura ou documento importante e posteriormente sofrermos as consequências.

Caixa de Entrada

Uma caixa de entrada é basicamente qualquer local onde você recolhe coisas para a sua vida para mais tarde processar. Estas coisas podem ser dados, informações, correspondência, notas, trabalho por acabar, coisas que tenciona ler, entre outros.

Uma caixa de entrada pode ser uma bandeja de plástico no seu escritório, a mesa de entrada de sua casa, a sua carteira, o seu bolso, o seu organizer, etc. Tal como falamos acima temos ainda as caixas de entrada virtuais no(s) nosso(s) email(s), no leitor de feeds RSS (blogs) ou em programas de organização de notas como o OneNote ou o Evernote.

Muitos de nós não temos uma caixa de entrada física pré-estabelecida e no nosso trabalho a caixa de entrada acaba por ser cada cm² da nossa mesa ou em nossa casa qualquer local dela, provocando o caos indesejado na nossa organização.

Quanto Menos Melhor

Como regra geral de tudo ligado à organização e a simplificar a vida, quanto menos melhor. Quanto menos caixas de entrada tiver, melhor. Dessa forma, a quantidade de locais aos quais tem que estar atento para processar as coisas ao ser menor facilitará a sua vida.

As caixas de entrada são simultaneamente pontos de partida e pontos de chegada. Pontos de partida porque é a partir de lá que processa as coisas e desenvolve as suas acções. Ponto de chegada porque com o sistema funcional as suas caixas de entrada serão onde todas as coisas que necessita irão “aterrar”.

A nível das caixas de entrada digitais são mais facilmente unificadas numa só, sendo recomendável no entanto que separe de alguma forma a sua caixa de entrada de e-mail pessoal e profissional para garantir um melhor foco. As caixas de entrada físicas são mais difíceis de conciliar porque os pontos de recolha de informação são variados. Pode no entanto usar algumas caixas de entrada como apenas um local provisório até uma das caixas base que deve manter, quer sejam a caixa de entrada de sua casa ou do seu trabalho, isto é, coisas que recolhe como recibos, cartões de visita, etc., na sua carteira, deve depositá-los na caixa de entrada do escritório quando lá chegar.

As caixas de entrada físicas devem ser do conhecimento de todas as pessoas com quem você interage. Quer sejam documentos para rever, correio, material de leitura, etc., garanta que todos sabem onde lhe deixar as coisas que você mais tarde irá processar. Você posteriormente terá que processar as coisas e não as deixar acumular indefinidamente, pois aí perderá a credibilidade e as pessoas poderão deixar de a usar. Além disso, deve ser você a dar o exemplo: se você próprio não pousar as coisas na sua caixa de entrada como quer obrigar os outros a fazê-lo?

A Caixa de Entrada não é Produtiva Sozinha

Tal como falado acima as caixas de entrada são pontos de chegada para as coisas a processar e pontos de partida para as suas acções, mas nunca deverão ser encaradas como o destino final. As caixas de entrada só são úteis quando forem encaradas como um local de recolha de coisas importantes, por forma a libertar a mente para as tarefas em curso e serem retiradas da caixa para quando chegar à altura de as processar. 

As caixas de entrada que ficam cada vez mais atulhadas são mais do que inúteis: não só não ajudam a  realizar as coisas importantes que estão na sua caixa de entrada mas também a certa altura o volume é tanto que você vai optar por criar uma segunda caixa de entrada para as coisas realmente importantes. Você entra num ciclo vicioso onde cada vez se atrasa e acumula mais.

Pense numa rotina para esvaziar a sua caixa de entrada periodicamente que se encaixe com a sua forma de trabalhar e ritmo de trabalho por forma a não rebentar pelas costuras. Você pode optar por subdividir a sua caixa de entrada em três partes dependentes da data em que são necessárias: próximas tarefas, tarefas da próxima semana ou a realizar proximamente e coisas a ler ou a processar sem prazo definido.

 

Boa sorte para a organização e processamento das suas caixas de entrada por forma a não ficar como o seguinte senhor!

Inbox Física Cheia

5 maneiras de desatulhar o roupeiro

Tal como já falamos no primeiro post do blog onde foi falado como começar a ser organizado, um passo para o fazer será o de desatulhar. Uma das primeiras coisas a vermos de manhã é o nosso roupeiro. Para não começarmos o dia com stress por olhar para um caos onde não conseguimos escolher facilmente a roupa do dia (por mais práticos que sejamos) devemos mantê-lo organizado. Antes disso devemos iniciar o processo de desatulhar. Vou deixar neste artigo cinco pontos sobre como desatulhar o seu roupeiro.

roupeiro desorganizado

1 – A regra 80/20

A regra 80/20 ou o princípio de Pareto como é mais conhecido aplica-se além da economia a muitas coisas da vida real. Resumidamente este princípio diz que 80% dos efeitos resulta de 20% das causas. Mesmo que os números do princípio de Pareto não sejam apenas aplicados exactamente uma aplicação neste caso será a seguinte: você veste 80% do tempo 20% da sua roupa. Depois de pensar um pouco vai ver que isto se aplica no seu caso. Vai querer ter o seu roupeiro tão atulhado que tem dificuldade em encontrar as coisas que mais gosta?

2 – O topo do monte

Esta é uma forma de isolar os 20% de roupa que mais usa dos restantes 80%. Demora algum tempo, mas no final verá que vale a pena. Antes de aplicar este método deverá ter isolada a roupa da estação actual da das outras estações.

Para roupa que guarda dobrada como sejam camisolas, t-shirts ou jeans, coloque em montes. Cada vez que um destes itens regressar da lavandaria ao roupeiro coloque-o no topo do monte. Ao fim de algumas semanas (o tempo exacto dependerá da altura do ano e da sua quantidade de roupa), a sua roupa mais usada começará a ficar concentrada no topo do monte.

Para artigos de roupa que sejam pendurados opte por um lado (esquerdo ou direito) para colocar a roupa que regressa da lavandaria. O resultado do filtro que este método aplica irá verificar-se ao fim de algumas semanas igualmente.

Depois de identificar os 80% que não usa ou que usa muito pouco você deve decidir o que fazer com eles. Se forem artigos que tenha um gosto especial por eles questione-se porque não os usou nos últimos tempos e caso goste mesmo dessa roupa comece a usá-la. Caso contrário coloque no monte para retirar do roupeiro e, por exemplo, doar para a caridade.

3 – Quatro montes

A forma anterior leva o seu tempo. Por isso se quiser uma forma mais rápida de atingir o seu objectivo use o método dos quatro montes. Com a roupa do seu roupeiro organize quatro montes: Guardar, Doar, Deitar ao lixo e Armazenar. Atenção que este método é mais subjectivo ao contrário do método anterior que reflecte aquilo que se passa na realidade e não aquilo que você acha.

À medida que retirar roupa do roupeiro escolha o monte à qual ela pertence. O monte Guardar, como o nome indica, destina-se àquilo que quer guardar e por isso só poderá colocar lá aquilo que você realmente gosta e usa. O monte Doar destina-se às roupas em bom estado que já não lhe servem ou acha que passaram de moda. Você deve pegar nesse monte no final e entregá-las numa caridade perto de si. O monte Deitar ao lixo destina-se às peças de roupa que estão num estado praticamente irreparável e que com um pequeno arranjo não conseguem encaixar nas categorias Guardar ou Doar.

No primeiro artigo deste blog referi este método com três montes apenas. Entretanto neste artigo acrescento mais um monte à lista. O monte Armazenar. Este monte destina-se às coisas que você entende que deve guardar mas que é muito pouco provável que volte a usar como sejam roupas de cerimónia ou até um vestido de noiva. Estes artigos deverão retirados do roupeiro onde guarda as roupas do dia-a-dia para passar a guardar noutra zona de armazenagem.

4 – Decida-se na hora

À medida que separa a roupa pelos montes ou que usa o primeiro método e retira os 80% que não usa, apenas toque em cada peça de roupa uma vez. Após decidir o seu destino, não volte a retirá-la do seu monte para a colocar noutro monte (com excepção a retirar do monte Guardar para o monte Doar). Garanta que as suas decisões são definitivas e que acerta à primeira.

5 – Livre-se dos usurpadores de espaço

Será que você precisa daquelas roupas do século passado que apenas irá usar no Carnaval ou numa festa temática? Ou será que precisa de roupa que já não consegue vestir há vários anos? Mesmo que ame essas peças de roupa o mais provável é que não as volte a vestir. Provavelmente você já comprou substitutos para esses artigos.

Todos esses artigos de roupa são usurpadores de espaço. São duplicamente prejudiciais pois além de roubar espaço necessário lembram-lhe que já não está em forma para os conseguir vestir. Livre-se deles.

Apenas após esta limpeza inicial é que você deverá começar a organizar. Desta forma irá garantir que tem o processo de organização facilitado pela quantidade de roupa ser menor. Bom trabalho!

 

6 motivos para a desorganização e desordem prejudicarem a sua produtividade

Se você chega atrasado às reuniões, ou se costuma falhar prazos de entrega, é óbvio que a desorganização e a desordem estão a afectar o seu trabalho. Num post passado publiquei um questionário para saber se “você é organizado?“. Além das questões presentes nesse teste analise as questões seguintes e veja como estes problemas o afectam:

1 – Você passa menos de 60% do seu dia focado na parte importante do seu trabalho?

2 – Os pedidos de clientes/colegas/chefes ficam frequentemente por responder por um período de mais de 24 horas?

3 – Quanto um novo projecto está a iniciar você não sabe por onde o começar?

4 – Você tem acções na sua lista de tarefas há mais de uma semana? Um mês? Ou nem sequer tem uma lista de tarefas?

5 – As suas reuniões não têm normalmente uma agenda ou lista de pontos a tratar?

6 – Quando se senta de manhã à secretária você leva mais de 15 minutos até começar a produzir?

7 – Se algo lhe acontecesse por forma a impossibilitá-lo de trabalhar temporariamente, um substituto devidamente qualificado conseguiria continuar facilmente o seu trabalho ou iria ter que lhe telefonar constantemente para encontrar as coisas necessárias ao trabalho?

Se respondeu afirmativamente a alguma(s) das questões anteriores, a desorganização e desordem podem estar a afectar negativamente o seu trabalho.

desordem e desorganização
Al Gore no seu escritório – foto por Steve Pyke

Comece por abrir a sua agenda (em papel ou digital) e reserve meia hora todos os dias durante esta semana para pensar na organização. Este não será tempo perdido, pois destina-se a aumentar a sua eficiência. Algumas dicas relacionadas com as questões indicadas acima.

1 – Planeamento para se focar

Para garantir que você passa pelo menos 60% do seu dia nas suas tarefas mais importantes você precisa de planear cada dia antes de começar a trabalhar. O plano pode não se seguido à risca, mas o simples facto de ter criado um plano irá ajudá-lo a ficar focado no trabalho mais importante.

2 – Resposta em tempo útil

Mesmo que as solicitações não sejam completamente respondidas num prazo de 24 horas, pelo menos deve enviar um breve e-mail ou efectuar uma chamada rápida para avisar que o seu assunto será tratado em breve. Esse contacto será importante para uma boa relação com um cliente. A excepção a esta regra existe para solicitações que tenham um prazo de resposta explicitamente alargado, ou uma data de entrega de um trabalho pré-estipulada. Reserve 15 minutos após almoço e/ou no final de cada dia para processar essas solicitações.

3 – Planeamento de tarefas

Conforme já referi num post recente sobre procrastinação você pode sentir-se “esmagado” por encarar o projecto no seu todo em vez de cada uma das partes de cada vez. Você deve separar o todo em partes mais pequenas: as tarefas. Para começar deve efectuar uma lista das tarefas necessárias à conclusão do seu trabalho. Numa fase posterior deverá dar-lhes uma sequência. Com mais ou menor sofisticação (quer seja numa folha de papel, quer seja num ficheiro de Microsoft Project) você deve encadear as tarefas com uma sequência lógica à sua execução.

4 – Esvaziar a lista de tarefas

Se as tarefas que estão na sua lista dependem só de si para as fazer, faça-as. Se dependerem de informação de alguém ou de alguma acção de alguém peça a essa pessoa para resolver e poder continuar. As tarefas que ficam indefinidamente na sua lista vão causar-lhe ansiedade e prejudicar ainda mais a sua produtividade. Quanto planear o seu dia, reserve 30 minutos pelo menos para se focar nestas tarefas e limpá-las de vez da sua lista. Mal consiga estabilizar a sua lista de tarefas mantenha-a sempre dessa forma e não deixe acumular nada mais do que duas semanas (este prazo deverá ser ajustado ao seu caso e ao seu tipo de trabalho).

5 – Agenda de Reuniões

As reuniões são inimigas da produtividade. Se puder evite-as e questione a sua necessidade. Se uma reunião não tem uma agenda clara, ou nem sequer tem uma lista de pontos a tratar pode ser simplesmente uma perda de tempo. Uma lista de pontos a tratar obriga as pessoas a prepararem-se para a mesma e ao mesmo tempo limita a duração da mesma (caso seja acordado abordar na reunião apenas os pontos da agenda).

6 – Prepare-se para amanhã

Antes do fim do seu dia de trabalho reserve (nem que sejam 5 minutos) a preparar o seu dia de amanhã. Prepare no dia anterior a sua secretária e papéis para o dia seguinte. Caso ainda tenha tempo faça o planeamento do dia seguinte.

7 – Organize-se para os outros

Se ficar temporariamente impossibilitado de ir trabalhar (doença, parto, férias, etc.), algum colega seu deve conseguir continuar o seu trabalho facilmente. Hoje podem ser eles a continuar tarefas suas por você estar impossibilitado, mas noutra altura qualquer poderá ser você a substituir alguém e irá preferir encontrar tudo organizado para conseguir trabalhar. Lembre-se que acima de tudo o trabalho é da sua empresa ou dos seus clientes e não exclusivo seu pelo que este facto deverá impulsioná-lo a manter-se organizado.

 

Boa sorte para a sua organização pessoal e desatulhar por forma a melhorar dessa forma a sua produtividade.

 

 

Organização Total: Categorização Pessoal

Vamos imaginar o seguinte cenário. Você vai numa estrada para si desconhecida, numa cidade desconhecida e pretende chegar a determinado destino. Tem várias opções: tem o GPS ligado, pergunta por direcções ou então consulta um mapa. Na ausência das duas primeiras, o mapa é a melhor solução para si. E se em vez de ser chegar a um destino você quisesse descobrir determinado documento ou ficheiro no seu computador? Não seria útil um mapa com todas as informações que precisa para lá chegar? O mapa que você vai precisar chama-se Categorização Pessoal e poderá ser aplicado a todos os níveis da sua organização, quer esta seja a nível físico (documentos, livros, etc.) quer a nível digital (fotos, ficheiros, filmes, etc.).

Categorização Pessoal

A Categorização Pessoal ou Taxonomia Pessoal deve ser simples mas não simplista: deve ser de fácil compreensão e assimilação mas simultaneamente deve cobrir todos os campos da sua organização pessoal. Deve poder classificar todos os tipos de informação que você possui e fazer com que o seu acesso seja feito de uma forma quase automática. Acima vemos um breve exemplo de uma possível separação por categorias ou categorização pessoal.

O primeiro passo é definir as áreas de informação do seu interesse, da maneira mais abrangente e hierárquica possível, dividindo as informações por fontes, empresas, interesses ou outras. Pode também realizar a categorização por assuntos gerais, tendo em conta a forma mais confortável para você separar os temas. A maneira mais fácil de organizar e representar a sua categorização pessoal é através de um mapa mental como o representado na imagem acima.

Algumas dicas para elaborar a sua própria categorização pessoal:

– Crie as categorias ou ramos principais, mas não exceda uma máximo de 10;

– As categorias principais não devem ser ambíguas pois caso contrário podem causar confusão na hora de classificar a informação;

– Utilize nomes fáceis de memorizar;

– Evite ultrapassar 4 sub-níveis na hierarquia.

Se o ajudar, numa primeira fase de aplicação da nova categorização pessoal, imprima o mapa mental.

De futuro aprofundarei o tema e as suas adaptações para a sua organização a nível físico, digital e do conhecimentos. Os vários níveis da sua organização.

 

Um lugar para tudo

Depois de começar a organizar-se por aprender a desatulhar, o próximo passo no caminho para se organizar, é, bem, organizar-se! A chave para a organização pessoal, na minha experiência, é o desenvolvimento de processos que tirem o foco da organização, e manter esses mesmos processos. O que isto significa é que depois de se organizar uma vez (arrumando tudo, ou contratando alguém que o faça por si) só resultará se se conseguir manter organizado.

Já todos nós tivemos a experiência de deixar os nossos espaços ficarem tão atulhados e desarrumados que tivemos de parar e retirar tudo do sítio, deitar fora coisas inúteis e tornar o espaço limpo. Cada um tem o seu limite, mas todos atingimos um ponto de caos tal onde acabamos por dizer: “Eu não consigo pensar enquanto não arrumar este local.”

Sem organização, a sua produtividade baixa. Suponha que está a trabalhar num projecto ou tarefa que requer certas ferramentas, tais como papel, canetas, régua, tesoura. Se você tiver de parar a cada minuto para pensar onde estão as tesouras ou as canetas no meio da sua confusão, várias coisas acontecem. A primeira, e mais óbvia, você vai perder tempo, como a escola de administração científica (ou Taylorismo) nos mostrou. A segunda é que nunca irá entrar num fluxo produtivo que lhe permita ter a criatividade ou rentabilidade necessária.

“Um lugar para tudo e tudo no seu lugar”

Uma das mais antigas citações relacionadas com organização é frequentemente atribuída a Benjamin Franklin. Se foi ele o primeiro a dizer essa frase é discutível, mas a frase em si não o é. O passo mais importante que pode tomar ao organizar é assegurar-se que tem um lugar para colocar tudo. Quando arruma, onde colocou as coisas? Você coloca-as no seu lugar, certo? Isso significa que a maioria das coisas tem “o seu lugar” (não um lugar universal de arrumação para todas as pessoas: apenas o lugar que decidiu ser aquele onde as coisas pertencem). Por que é que coloca as coisas no seu lugar? Porque você quer ser capaz de (sem pensar) encontrá-los quando precisar deles sem interromper o fluxo de trabalho ou a criatividade.

A outra coisa que tem de ser irracional é colocar as coisas no seu lugar mal termine de usá-las. Primeiro, você tem de ter um lugar para tudo. Se não tem uma gaveta ou prateleira de arquivo de DVDs, quando acaba de ver um, irá, provavelmente, deixá-lo pousado junto à televisão, ou outro local aleatório. Alguns lugares são melhores que outros bem como a maneira como os lugares são organizados. Espero poder abordar alguns desses pontos em posts futuros. Para já certifique-se que tem um lugar para tudo. Lembre-se que estamos a falar de arrumação depois de desatulhar (declutter), sendo que apenas deverá arrumar e arranjar um lugar para as coisas que lhe fazem falta e são agradáveis. Todas as restantes deverão já ter ido embora da sua vida. Em segundo lugar precisa de um processo para se manter organizado. Não basta ter um lugar para tudo, a menos que regularmente volte a colocar tudo no seu lugar.

Os processos podem ser tão simples como um compromisso diário de desatulhar e arrumar a sua área de trabalho no final do dia de trabalho. Quando você regressa no dia seguinte, tudo parecerá mais tranquilo e você estará pronto para começar o dia sem problemas, em vez de começar o dia a olhar para uma secretária caótica. O que faz disto um processo, será torná-lo um hábito que faz regularmente. Em futuros posts espero mostrar-lhe sugestões sobre quais os melhores lugares para arrumar, bem como os melhores processos.

Começar a ser Organizado

O processo de organizar deve ser precedido por um processo de desatulhar. Se apenas se organizar, tudo o que irá conseguir são bonitos montes de entulho. O método consiste em três passos.

três montes

A primeira coisa a fazer é escolher a área que se quer desatulhar. Não tente fazer muito de uma só vez. Foque-se na zona onde a confusão lhe causa maior stress. (Usaremos como exemplo um roupeiro, mas pode começar por uma simples gaveta, a cozinha, os seus ficheiros, ou qualquer outra coisa). Reserve algum tempo para dedicar a esta tarefa para analisar cada artigo do espaço atulhado. Deve colocar cada artigo num dos três montes: o monte “gosto e uso“, o monte “reciclagem” e o monte da “incerteza“.

O monte “gosto e uso” requer pouco esforço. Deve colocar neste monte as coisas que sabe imediatamente serem essenciais para si por lhe dar muito uso. Por exemplo, umas calças de ganga que usa uma vez por semana pertencem lá.

O monte “reciclagem” também deve ser simples. É para os artigos que imediatamente sabe que se deve livrar deles. Algo que não use há mais de um ano pertence a esse monte. No final este monte poderá servir para reciclar (coisas que não lhe sirvam mas que estão em boas condições para serem usadas por alguém, oferecer para caridade ou outra coisa) ou para o lixo (caso as coisas não estejam nas melhores condições e você se questione porque ainda as tinha guardadas).

O último monte é o mais traiçoeiro, mas é a chave para este sistema. No monte da “incerteza” vão estar coisas que não gosta ou que não usa frequentemente, mas que acaba por encontrar uma razão para não deitar fora. Muitas pessoas nunca vestem uma determinada peça de roupa, mas não a deitam fora por ter sido uma oferta de alguém querido. Esses artigos vão para o monte da incerteza. Este não é um monte destinado ao lixo, por isso não tenha medo de colocar artigos neste monte.

pratique a vida sem o artigo

As coisas no monte “gosto e uso” podem voltar ao armário ou à área que estiver a organizar. É claro que as vai organizar da melhor maneira, mas isso será tema para outro dia. Os artigos do monte da “incerteza” deverão ser guardados separadamente. Deve guardá-las cuidadosamente em caixas de arrumação. Essas caixas devem ser seladas e catalogadas para posteriormente serem guardadas num espaço de armazenagem que não provoque confusão. Se um mês depois se lembrar que precisa de alguma das coisas guardadas saberá onde as encontrar. Por outro lado, se depois de meio ano, ou um período que achar confortável, continuar sem lhes ter tocado pode reavaliar este monte e tratá-lo como um monte de reciclagem. Não se sentirá, prometo. Depois deste período em que viveu sem ver as coisas, se não sentiu a sua falta, não irá sentir depois de reciclar. Praticar viver sem as coisas vai ajudá-lo a passar para um espaço desentulhado.

sistemas de organização

O último passo é elaborar um sistema simples para que não volte a atulhar esse espaço. Esta é a parte onde, depois de desentulhar começa a ser (e ficar) organizado. Este blog servirá para partilhar dicas e sistemas para que consiga ser e ficar organizado.

Depois de ultrapassar estes três passos, e de as caixas do monte da incerteza terem desaparecido vai verificar que seu roupeiro estará muito mais simples. Não terá tantas dificuldades em escolher o que vestir porque todas as coisas que gosta e usa estarão visíveis à sua frente. Vai também aperceber-se que o roupeiro afinal não é assim tão pequeno. A melhor sensação será a sensação de leveza por se ter liberto de coisas que já não pertenciam à sua vida combinado com a segurança de que as coisas que necessita estão lá. Agora só resta aplicar o que aprendeu a todos os outros lugares que precisam de atenção e desentulhar e organizar.

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