GTD

Reuniões – uma facada no orçamento e na produtividade

Já falamos no passado sobre produtividade, mas ainda não falamos de reuniões. As reuniões, quando estritamente necessárias são úteis. Todas as outras são uma perda de tempo. E como tempo é dinheiro, muitas reuniões são também uma perda de dinheiro. Será que a sua empresa pode continuar a perder todos esses recursos valiosos que são  o tempo e dinheiro?

O site meet or die encara este assunto sério de uma forma com piada. Determina de uma forma aproximada quanto dinheiro é gasto em grandes reuniões corporativas.

Para a nossa realidade pode não ter o rigor de não estar adaptado aos nossos salários, visto que se baseia em valores dos E.U.A. De qualquer forma serve para estimarmos quanto dinheiro está a ser gasto. Só temos que fornecer a quantidade de pessoas e o cargo que ocupam, além do tempo que a reunião irá demorar ou já demorou.

Esperemos que desta forma “light” consiga perceber um assunto que é muito sério. Pode  ser que consiga até convencer o seu chefe a parar de reunir-se desnecessariamente ou, pelo menos, pensar duas vezes antes de convocar uma reunião com 20 pessoas!

E vocês? Têm reuniões com muitas pessoas e que poderiam ser evitadas? Que valores conseguiram estimar com esta ferramente para as vossas reuniões mais frequentes?

10 razões para tornar o Google Chrome o seu browser preferido

Há já alguns meses que dei o passo e mudei de browser. Antigamente utilizava maioritariamente o Firefox, mas agora o meu browser de preferência é o Chrome da Google. Como parte do nosso dia a dia é cada vez mais feito através de um browser as melhores qualidades do mesmo reflectem-se directamente na nossa produtividade a fazer acontecer as coisas. Vamos deixar de seguida 10 das razões pelas quais eu tornei o Google Chrome o meu browser preferido.

1 – Mais rápido

Um grande problema do Firefox é a memória que o mesmo ocupa. Por vezes tal traduz-se em lentidão do programa ou até mesmo num inevitável “crash”.

O Chrome nesse aspecto é melhor. Cada página corre num processo do windows separado o que quer dizer que quando uma página dá problemas o browser não crasha completamente, mas apenas essa página.

Esta gestão de memória melhor e diversos outros motivos acabam por fazer com que o Chrome seja mais rápido desde que o momento em que carrega link para ele se ligar ou até mesmo a carregar as páginas.

2 – Mais seguro

Não é que o Google Chrome não tenha as suas vulnerabilidades de segurança descobertas e corrigidas, mas é considerado mais seguro que os seus concorrentes como o Internet Explorer ou o Firefox. Foi, de facto, o único browser que sobreviveu ao concurso Pwn2Own onde especialistas em segurança tentaram explorar-lhe as falhas e pontos fracos.

3 – Sincronização dos Marcadores

Um ponto em que o Google Chrome tem que outros browsers apenas teriam através de aplicações extra como a barra do Google é a sincronização dos marcadores. Esta característica vem por defeito no Chrome. Pode sincronizar os marcadores com a sua conta do Google. Isto é útil se você, tal como eu, usar mais do que um computador diariamente no emprego e em casa.

4 – Pesquisa Simples

A barra de endereço é simultaneamente uma barra de pesquisa. Não é necessário abrir o Google para pesquisar: basta apenas escrever o que quer procurar na barra de endereço e premir o Enter.

O Chrome torna também mais fácil pesquisar na própria página, ter sugestões baseadas no seu histórico e até pesquisar apenas em determinado site.

5 – Página inicial de cada separador

Quando você abre um separador no Chrome a página por defeito é muito útil. Aparecem-lhe 8 páginas que você pode customizar. No meu caso coloquei lá algumas das minhas páginas mais usadas como o Gmail, Google Reader e outros sites usados diariamente.

Nesta página aparecem também as páginas fechadas recentemente para que as possa reabrir caso as tenha fechado por acidente. Consegue assim abri-las de uma forma mais rápida do que seria andar a pesquisar no histórico.

6 – Organização dos Separadores

O Firefox já possui há muito os separadores, mas o modo  como eles são usados dentro do Google Chrome conseguiu ser melhor. Você consegue arrastar um separador facilmente e rapidamente para organizar os separadores enquanto navega por vários sites. Consegue também arrastar um separador para fora da janela onde o tinha aberto e mais tarde voltar a re-introduzi-lo. Esta rapidez e principalmente a facilidade com que o faz vai fazê-lo testar esta funcionalidade e usá-la.

7 – Extensões

Neste aspecto o Google Chrome de início começou a perder para o Firefox. Agora, à medida que cada vez mais utilizadores o usam, também cada vez mais scripts e extensões vão sendo disponibilizadas para o mesmo. As extensões são pequenos “programas” que trabalham sobre o browser e lhe conferem novas funcionalidades. Num aspecto o Chrome ganha ao Firefox que é a disponibilidade das extensões: ao contrário do Firefox sempre que instala uma nova extensão não precisa de reiniciar o browser e pode poupar o tempo que isso por vezes acarreta.

8 – Atalhos da Aplicação

Uma funcionalidade que descobri recentemente é a possibilidade de transformar qualquer site numa aplicação. Por exemplo o Gmail, o Google Reader, o seu blog, o site da sua empresa, etc. Criando um atalho da aplicação você fica com um atalho na sua barra de atalhos rápidos, ambiente de trabalho ou mesmo no menu iniciar para abrir os sites que quiser de forma isolada.

9 – Modo sem registo (incognito mode)

Embora outros browsers actualmente já tenham um modo incógnito esse modo no Chrome consegue melhor. A começar pela forma rápida como pode iniciar o modo incógnito premindo Ctrl+Shift+N.

Além das questões de privacidade que o podem levar a usar o modo incógnito, esse modo também é util quando empresta o computador a um colega para ver e-mail, e dessa forma não ter que fazer logoff da sua conta.

10 – Melhor organização dos downloads

Não gostava da forma como os downloads estavam organizados no Firefox. Apareciam numa nova janela. No Chrome aparecem no rodapé na barra de estado. Aí pode facilmente abrir o ficheiro que fez download ou ainda abrir a pasta para onde gravou o fich

eiro. Apesar de haver extensões no Firefox para copiar este desempenho ele vem de origem no Chrome.

 

Estas são dez das razões pelas quais eu mudei para o Google Chrome. E você? Já mudou para o Google Chrome? Qual é o browser que usa e porquê?

Porque deve ter uma Caixa de Entrada (Inbox)

Hoje voltamos a falar de algo ligado à produtividade. Conforme já falado no post sobre GTD, A arte de fazer acontecer, referimos de novo um ponto que assume grande importância: a caixa de entrada, ou inbox. Antes de fazer as coisas acontecer temos que começar em algum sítio. Esse sítio é a sua caixa de entrada. Conforme David Allen (o criador do GTD) disse: “Por vezes as pessoas dizem-me que não precisam de uma caixa de entrada física, ao que respondo que elas já têm uma – a sua casa inteira é uma caixa de entrada”.

Nesta era digital podemos questionar-nos sobre a real importância de uma caixa de entrada física já que muitos de nós temos caixas de entrada nos nossos e-mails, sejam eles pessoais ou profissionais. Apesar de cada vez mais a informação passar pelo digital há ainda muita informação que nos chega sob a forma física, em papel. Quer sejam revistas, cartas de correio com contas, facturas, etc. necessitamos de locais para centralizar essa informação antes de a processar. A nossa própria casa tem uma caixa de entrada onde o carteiro deposita a nossa correspondência. Mas o que é que fazemos com a correspondência depois de a levantarmos? Não devemos pousá-la num local aleatório de nossa casa pois corremos o risco de perdermos alguma factura ou documento importante e posteriormente sofrermos as consequências.

Caixa de Entrada

Uma caixa de entrada é basicamente qualquer local onde você recolhe coisas para a sua vida para mais tarde processar. Estas coisas podem ser dados, informações, correspondência, notas, trabalho por acabar, coisas que tenciona ler, entre outros.

Uma caixa de entrada pode ser uma bandeja de plástico no seu escritório, a mesa de entrada de sua casa, a sua carteira, o seu bolso, o seu organizer, etc. Tal como falamos acima temos ainda as caixas de entrada virtuais no(s) nosso(s) email(s), no leitor de feeds RSS (blogs) ou em programas de organização de notas como o OneNote ou o Evernote.

Muitos de nós não temos uma caixa de entrada física pré-estabelecida e no nosso trabalho a caixa de entrada acaba por ser cada cm² da nossa mesa ou em nossa casa qualquer local dela, provocando o caos indesejado na nossa organização.

Quanto Menos Melhor

Como regra geral de tudo ligado à organização e a simplificar a vida, quanto menos melhor. Quanto menos caixas de entrada tiver, melhor. Dessa forma, a quantidade de locais aos quais tem que estar atento para processar as coisas ao ser menor facilitará a sua vida.

As caixas de entrada são simultaneamente pontos de partida e pontos de chegada. Pontos de partida porque é a partir de lá que processa as coisas e desenvolve as suas acções. Ponto de chegada porque com o sistema funcional as suas caixas de entrada serão onde todas as coisas que necessita irão “aterrar”.

A nível das caixas de entrada digitais são mais facilmente unificadas numa só, sendo recomendável no entanto que separe de alguma forma a sua caixa de entrada de e-mail pessoal e profissional para garantir um melhor foco. As caixas de entrada físicas são mais difíceis de conciliar porque os pontos de recolha de informação são variados. Pode no entanto usar algumas caixas de entrada como apenas um local provisório até uma das caixas base que deve manter, quer sejam a caixa de entrada de sua casa ou do seu trabalho, isto é, coisas que recolhe como recibos, cartões de visita, etc., na sua carteira, deve depositá-los na caixa de entrada do escritório quando lá chegar.

As caixas de entrada físicas devem ser do conhecimento de todas as pessoas com quem você interage. Quer sejam documentos para rever, correio, material de leitura, etc., garanta que todos sabem onde lhe deixar as coisas que você mais tarde irá processar. Você posteriormente terá que processar as coisas e não as deixar acumular indefinidamente, pois aí perderá a credibilidade e as pessoas poderão deixar de a usar. Além disso, deve ser você a dar o exemplo: se você próprio não pousar as coisas na sua caixa de entrada como quer obrigar os outros a fazê-lo?

A Caixa de Entrada não é Produtiva Sozinha

Tal como falado acima as caixas de entrada são pontos de chegada para as coisas a processar e pontos de partida para as suas acções, mas nunca deverão ser encaradas como o destino final. As caixas de entrada só são úteis quando forem encaradas como um local de recolha de coisas importantes, por forma a libertar a mente para as tarefas em curso e serem retiradas da caixa para quando chegar à altura de as processar. 

As caixas de entrada que ficam cada vez mais atulhadas são mais do que inúteis: não só não ajudam a  realizar as coisas importantes que estão na sua caixa de entrada mas também a certa altura o volume é tanto que você vai optar por criar uma segunda caixa de entrada para as coisas realmente importantes. Você entra num ciclo vicioso onde cada vez se atrasa e acumula mais.

Pense numa rotina para esvaziar a sua caixa de entrada periodicamente que se encaixe com a sua forma de trabalhar e ritmo de trabalho por forma a não rebentar pelas costuras. Você pode optar por subdividir a sua caixa de entrada em três partes dependentes da data em que são necessárias: próximas tarefas, tarefas da próxima semana ou a realizar proximamente e coisas a ler ou a processar sem prazo definido.

 

Boa sorte para a organização e processamento das suas caixas de entrada por forma a não ficar como o seguinte senhor!

Inbox Física Cheia

Produtividade – A arte de Fazer Acontecer

Hoje vamos falar de Produtividade e sobre a arte de fazer acontecer. A arte de fazer acontecer é a adaptação para português do método criado por David Allen GTD (Getting Things Done).

O GTD baseia-se no princípio que cada um de nós deve esvaziar a sua memória das suas tarefas e registá-las externamente. Dessa forma, a mente está liberta do trabalho de se lembrar de tudo o que tem para fazer, para se concentrar em realizar as tarefas/acções.

No esquema da imagem seguinte faz-se um resumo do fluxograma que está na base do método GTD.

A Arte de Fazer Acontecer - GTD

O método é composto por 5 fases:

  • Recolher
  • Processar
  • Organizar
  • Rever
  • Fazer

Caso queira, pode fazer o download de um PDF para impressão do fluxograma do GTD.

Nos próximos posts deste blog iremos abordar várias maneiras de aumentar a produtividade baseadas no GTD, e em outros métodos derivados dele. Serão também partilhadas dicas e aplicações práticas do mesmo.

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