Month: Abril 2010

Grátis – 10GB online com o Dropbox

Você já conhece o Dropbox? Não? Então além do artigo que está a ler deverá a ler o meu outro artigo que descreve como pode usar o Dropbox para organizar e partilhar ficheiros. O Dropbox é a solução ideal não só como uma solução de backup e sincronização de ficheiros, como também para auxílio (através dessa sincronização de ficheiros) para vários softwares terem as funcionalidades disponíveis em todas as máquinas em que trabalha e tem o Dropbox instalado.

Dropbox aumenta espaço para 10GB

Dropbox tem três modalidades de adesão: a grátis que fornece 2GB e duas pagas com 50GB e 100GB. A modalidade grátis tem possibilidade de expansão através de um sistema de referências. Antigamente o espaço máximo que podia ser conseguido era de 5GB e recentemente foi aumentado para 10GB. Por cada pessoa que você refira ganha 250MB.

Para dar uma ajuda, se você se registar através do meu link de referência você recebe no momento da inscrição mais 250MB ficando imediatamente com 2.25GB. Você ajuda-me a mim fornecendo-me mais 250MB, e eu ajudo-o a si, começando com uma conta grátis já com mais 250MB. Consiga uma conta de 2.25GB no Dropbox.

6 motivos para a desorganização e desordem prejudicarem a sua produtividade

Se você chega atrasado às reuniões, ou se costuma falhar prazos de entrega, é óbvio que a desorganização e a desordem estão a afectar o seu trabalho. Num post passado publiquei um questionário para saber se “você é organizado?“. Além das questões presentes nesse teste analise as questões seguintes e veja como estes problemas o afectam:

1 – Você passa menos de 60% do seu dia focado na parte importante do seu trabalho?

2 – Os pedidos de clientes/colegas/chefes ficam frequentemente por responder por um período de mais de 24 horas?

3 – Quanto um novo projecto está a iniciar você não sabe por onde o começar?

4 – Você tem acções na sua lista de tarefas há mais de uma semana? Um mês? Ou nem sequer tem uma lista de tarefas?

5 – As suas reuniões não têm normalmente uma agenda ou lista de pontos a tratar?

6 – Quando se senta de manhã à secretária você leva mais de 15 minutos até começar a produzir?

7 – Se algo lhe acontecesse por forma a impossibilitá-lo de trabalhar temporariamente, um substituto devidamente qualificado conseguiria continuar facilmente o seu trabalho ou iria ter que lhe telefonar constantemente para encontrar as coisas necessárias ao trabalho?

Se respondeu afirmativamente a alguma(s) das questões anteriores, a desorganização e desordem podem estar a afectar negativamente o seu trabalho.

desordem e desorganização
Al Gore no seu escritório – foto por Steve Pyke

Comece por abrir a sua agenda (em papel ou digital) e reserve meia hora todos os dias durante esta semana para pensar na organização. Este não será tempo perdido, pois destina-se a aumentar a sua eficiência. Algumas dicas relacionadas com as questões indicadas acima.

1 – Planeamento para se focar

Para garantir que você passa pelo menos 60% do seu dia nas suas tarefas mais importantes você precisa de planear cada dia antes de começar a trabalhar. O plano pode não se seguido à risca, mas o simples facto de ter criado um plano irá ajudá-lo a ficar focado no trabalho mais importante.

2 – Resposta em tempo útil

Mesmo que as solicitações não sejam completamente respondidas num prazo de 24 horas, pelo menos deve enviar um breve e-mail ou efectuar uma chamada rápida para avisar que o seu assunto será tratado em breve. Esse contacto será importante para uma boa relação com um cliente. A excepção a esta regra existe para solicitações que tenham um prazo de resposta explicitamente alargado, ou uma data de entrega de um trabalho pré-estipulada. Reserve 15 minutos após almoço e/ou no final de cada dia para processar essas solicitações.

3 – Planeamento de tarefas

Conforme já referi num post recente sobre procrastinação você pode sentir-se “esmagado” por encarar o projecto no seu todo em vez de cada uma das partes de cada vez. Você deve separar o todo em partes mais pequenas: as tarefas. Para começar deve efectuar uma lista das tarefas necessárias à conclusão do seu trabalho. Numa fase posterior deverá dar-lhes uma sequência. Com mais ou menor sofisticação (quer seja numa folha de papel, quer seja num ficheiro de Microsoft Project) você deve encadear as tarefas com uma sequência lógica à sua execução.

4 – Esvaziar a lista de tarefas

Se as tarefas que estão na sua lista dependem só de si para as fazer, faça-as. Se dependerem de informação de alguém ou de alguma acção de alguém peça a essa pessoa para resolver e poder continuar. As tarefas que ficam indefinidamente na sua lista vão causar-lhe ansiedade e prejudicar ainda mais a sua produtividade. Quanto planear o seu dia, reserve 30 minutos pelo menos para se focar nestas tarefas e limpá-las de vez da sua lista. Mal consiga estabilizar a sua lista de tarefas mantenha-a sempre dessa forma e não deixe acumular nada mais do que duas semanas (este prazo deverá ser ajustado ao seu caso e ao seu tipo de trabalho).

5 – Agenda de Reuniões

As reuniões são inimigas da produtividade. Se puder evite-as e questione a sua necessidade. Se uma reunião não tem uma agenda clara, ou nem sequer tem uma lista de pontos a tratar pode ser simplesmente uma perda de tempo. Uma lista de pontos a tratar obriga as pessoas a prepararem-se para a mesma e ao mesmo tempo limita a duração da mesma (caso seja acordado abordar na reunião apenas os pontos da agenda).

6 – Prepare-se para amanhã

Antes do fim do seu dia de trabalho reserve (nem que sejam 5 minutos) a preparar o seu dia de amanhã. Prepare no dia anterior a sua secretária e papéis para o dia seguinte. Caso ainda tenha tempo faça o planeamento do dia seguinte.

7 – Organize-se para os outros

Se ficar temporariamente impossibilitado de ir trabalhar (doença, parto, férias, etc.), algum colega seu deve conseguir continuar o seu trabalho facilmente. Hoje podem ser eles a continuar tarefas suas por você estar impossibilitado, mas noutra altura qualquer poderá ser você a substituir alguém e irá preferir encontrar tudo organizado para conseguir trabalhar. Lembre-se que acima de tudo o trabalho é da sua empresa ou dos seus clientes e não exclusivo seu pelo que este facto deverá impulsioná-lo a manter-se organizado.

 

Boa sorte para a sua organização pessoal e desatulhar por forma a melhorar dessa forma a sua produtividade.

 

 

Organização Total: Categorização Pessoal

Vamos imaginar o seguinte cenário. Você vai numa estrada para si desconhecida, numa cidade desconhecida e pretende chegar a determinado destino. Tem várias opções: tem o GPS ligado, pergunta por direcções ou então consulta um mapa. Na ausência das duas primeiras, o mapa é a melhor solução para si. E se em vez de ser chegar a um destino você quisesse descobrir determinado documento ou ficheiro no seu computador? Não seria útil um mapa com todas as informações que precisa para lá chegar? O mapa que você vai precisar chama-se Categorização Pessoal e poderá ser aplicado a todos os níveis da sua organização, quer esta seja a nível físico (documentos, livros, etc.) quer a nível digital (fotos, ficheiros, filmes, etc.).

Categorização Pessoal

A Categorização Pessoal ou Taxonomia Pessoal deve ser simples mas não simplista: deve ser de fácil compreensão e assimilação mas simultaneamente deve cobrir todos os campos da sua organização pessoal. Deve poder classificar todos os tipos de informação que você possui e fazer com que o seu acesso seja feito de uma forma quase automática. Acima vemos um breve exemplo de uma possível separação por categorias ou categorização pessoal.

O primeiro passo é definir as áreas de informação do seu interesse, da maneira mais abrangente e hierárquica possível, dividindo as informações por fontes, empresas, interesses ou outras. Pode também realizar a categorização por assuntos gerais, tendo em conta a forma mais confortável para você separar os temas. A maneira mais fácil de organizar e representar a sua categorização pessoal é através de um mapa mental como o representado na imagem acima.

Algumas dicas para elaborar a sua própria categorização pessoal:

– Crie as categorias ou ramos principais, mas não exceda uma máximo de 10;

– As categorias principais não devem ser ambíguas pois caso contrário podem causar confusão na hora de classificar a informação;

– Utilize nomes fáceis de memorizar;

– Evite ultrapassar 4 sub-níveis na hierarquia.

Se o ajudar, numa primeira fase de aplicação da nova categorização pessoal, imprima o mapa mental.

De futuro aprofundarei o tema e as suas adaptações para a sua organização a nível físico, digital e do conhecimentos. Os vários níveis da sua organização.

 

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