Month: Fevereiro 2010

Questionário: É organizado?

Ao longo dos posts deste blog temos falado de organização, e vamos continuar a partilhar dicas para ser e manter-se organizado. Mas antes de continuarmos a falar e partilhar ainda mais dicas hoje vamos determinar o seu nível actual de organização. Este questionário vai fazê-lo pensar nos seus pontos fracos da organização e também mostrar-lhe o seu nível global de organização.

Pense no seu dia a dia. Quantas vezes já andou por toda a sua secretária à procura do post-it onde escreveu o nome e telefone de um contacto para depois o descobrir quando já tinha conseguido o contacto de outra forma mas já perdido uns largos minutos? Ou então, quantas vezes andou a vasculhar a pilha de papéis da sua secretária à procura de uma conta que devia pagar até esse dia? Isto soa-lhe familiar? Faça o questionário seguinte para saber em que nível está.

É Organizado?

PERGUNTA NUNCA ÀS VEZES SEMPRE
A minha secretária está limpa e organizada, sem montes de papéis e revistas
Levo menos de 5 minutos para localizar informações, quer sejam papéis, facturas na minha secretária, e-mails, ficheiros no meu computador, utensílios e outras coisas na secretária e gavetas
Consigo ler todas as revistas e newsletters que recebo e armazeno esse conhecimento para ser reaproveitado
Perco as minhas coisas raramente
As pessoas acham que eu sou uma pessoa organizada
Organizo constantemente a minha secretária e gavetas do escritório bem como o meu roupeiro e restantes armários
Tenho um método para categorizar todos os meus papéis e ficheiros que é usada para manter tudo organizado e facilmente encontrado
Tenho uma lista de tarefas actualizada com as prioridades determinadas para um bom planeamento
Tenho menos de 20 e-mails na minha caixa de entrada, tendo tudo o resto perfeitamente organizado

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Some os seus pontos atribuindo a cada resposta os seguintes valores: Nunca (1); Às vezes (2); Sempre (3).

Até 12 pontos

Você tem que se preocupar seriamente com a organização. Provavelmente está a perder uma boa parte do seu dia por causa da organização (ou no seu caso pela falta dela). Comece aos poucos a mudar os seus hábitos e vai ver que vai conseguir através da organização ser mais produtivo.

Até 20 pontos

Você tem um nível de organização médio. Já realiza tarefas básicas de organização mas ainda pode melhorar os seus processos. Provavelmente tem parte da sua vida organizada e outras coisas não, ou então os seus hábitos de organização não são constantes.

Mais que 21 pontos

Parabéns! Já tem um nível de organização que lhe permite ter a sua secretária limpa e a sua casa arrumada. Deve conseguir encontrar tudo o que precisa. Mesmo assim ainda poderá ter melhorias e deve ficar atento às dicas deste blog.

 

A minha pontuação foi de 22 pontos o que quer dizer que mesmo eu ainda tenho que aprender mais coisas para partilhar com vocês, bem como continuar a implementar algumas que ainda vou partilhar no futuro. E vocês? Qual foi a vossa pontuação?

Um lugar para tudo

Depois de começar a organizar-se por aprender a desatulhar, o próximo passo no caminho para se organizar, é, bem, organizar-se! A chave para a organização pessoal, na minha experiência, é o desenvolvimento de processos que tirem o foco da organização, e manter esses mesmos processos. O que isto significa é que depois de se organizar uma vez (arrumando tudo, ou contratando alguém que o faça por si) só resultará se se conseguir manter organizado.

Já todos nós tivemos a experiência de deixar os nossos espaços ficarem tão atulhados e desarrumados que tivemos de parar e retirar tudo do sítio, deitar fora coisas inúteis e tornar o espaço limpo. Cada um tem o seu limite, mas todos atingimos um ponto de caos tal onde acabamos por dizer: “Eu não consigo pensar enquanto não arrumar este local.”

Sem organização, a sua produtividade baixa. Suponha que está a trabalhar num projecto ou tarefa que requer certas ferramentas, tais como papel, canetas, régua, tesoura. Se você tiver de parar a cada minuto para pensar onde estão as tesouras ou as canetas no meio da sua confusão, várias coisas acontecem. A primeira, e mais óbvia, você vai perder tempo, como a escola de administração científica (ou Taylorismo) nos mostrou. A segunda é que nunca irá entrar num fluxo produtivo que lhe permita ter a criatividade ou rentabilidade necessária.

“Um lugar para tudo e tudo no seu lugar”

Uma das mais antigas citações relacionadas com organização é frequentemente atribuída a Benjamin Franklin. Se foi ele o primeiro a dizer essa frase é discutível, mas a frase em si não o é. O passo mais importante que pode tomar ao organizar é assegurar-se que tem um lugar para colocar tudo. Quando arruma, onde colocou as coisas? Você coloca-as no seu lugar, certo? Isso significa que a maioria das coisas tem “o seu lugar” (não um lugar universal de arrumação para todas as pessoas: apenas o lugar que decidiu ser aquele onde as coisas pertencem). Por que é que coloca as coisas no seu lugar? Porque você quer ser capaz de (sem pensar) encontrá-los quando precisar deles sem interromper o fluxo de trabalho ou a criatividade.

A outra coisa que tem de ser irracional é colocar as coisas no seu lugar mal termine de usá-las. Primeiro, você tem de ter um lugar para tudo. Se não tem uma gaveta ou prateleira de arquivo de DVDs, quando acaba de ver um, irá, provavelmente, deixá-lo pousado junto à televisão, ou outro local aleatório. Alguns lugares são melhores que outros bem como a maneira como os lugares são organizados. Espero poder abordar alguns desses pontos em posts futuros. Para já certifique-se que tem um lugar para tudo. Lembre-se que estamos a falar de arrumação depois de desatulhar (declutter), sendo que apenas deverá arrumar e arranjar um lugar para as coisas que lhe fazem falta e são agradáveis. Todas as restantes deverão já ter ido embora da sua vida. Em segundo lugar precisa de um processo para se manter organizado. Não basta ter um lugar para tudo, a menos que regularmente volte a colocar tudo no seu lugar.

Os processos podem ser tão simples como um compromisso diário de desatulhar e arrumar a sua área de trabalho no final do dia de trabalho. Quando você regressa no dia seguinte, tudo parecerá mais tranquilo e você estará pronto para começar o dia sem problemas, em vez de começar o dia a olhar para uma secretária caótica. O que faz disto um processo, será torná-lo um hábito que faz regularmente. Em futuros posts espero mostrar-lhe sugestões sobre quais os melhores lugares para arrumar, bem como os melhores processos.

Produtividade – A arte de Fazer Acontecer

Hoje vamos falar de Produtividade e sobre a arte de fazer acontecer. A arte de fazer acontecer é a adaptação para português do método criado por David Allen GTD (Getting Things Done).

O GTD baseia-se no princípio que cada um de nós deve esvaziar a sua memória das suas tarefas e registá-las externamente. Dessa forma, a mente está liberta do trabalho de se lembrar de tudo o que tem para fazer, para se concentrar em realizar as tarefas/acções.

No esquema da imagem seguinte faz-se um resumo do fluxograma que está na base do método GTD.

A Arte de Fazer Acontecer - GTD

O método é composto por 5 fases:

  • Recolher
  • Processar
  • Organizar
  • Rever
  • Fazer

Caso queira, pode fazer o download de um PDF para impressão do fluxograma do GTD.

Nos próximos posts deste blog iremos abordar várias maneiras de aumentar a produtividade baseadas no GTD, e em outros métodos derivados dele. Serão também partilhadas dicas e aplicações práticas do mesmo.

Ganhar dinheiro a desatulhar

Ganhar dinheiro a desatulhar, ou nove maneiras que estar atulhado lhe custa dinheiro. Não é uma fonte para ganhar dinheiro, mas podemos encarar a poupança como tal.

Estar atulhado custa-lhe mais do que pensa. Além do dinheiro que lhe tira da carteira, o atulhamento assalta-o discretamente noutros aspectos da sua vida.

1 – Dinheiro

 Começo pelo mais óbvio: o dinheiro. Uma das formas que o atulhamento lhe custa dinheiro directamente é comprar coisas duplicadas. Por desorganização muitas vezes não encontra algo que já tem mas que lhe faz falta e por isso vai gastar dinheiro desnecessário. Também no meio da confusão podem ficar perdidas contas por pagar que depois podem resultar em multas ou juros, ou mesmo cheques ou dinheiro (isto para os muito desorganizados).

2 – Tempo

 É muito fácil gastar tempo a ler montes e montes de papéis à procura de algo específico, ou andar pela casa toda a abrir todas as portas e gavetas numa busca interminável. Isto deve-se ao atulhamento e desorganização. Tal como já referido no primeiro ponto onde quando acaba a comprar um duplicado de algo que não encontra, isso custa-lhe dinheiro mas também tempo – o tempo de ir à loja. A desorganização rouba-lhe tempo que podia gastar a fazer coisas mais agradáveis. Nos casos onde isto se passa no seu trabalho é uma das causas em que acaba por piorar a sua produtividade.

3 – Amigos e Família

Se você gasta mais tempo do que o necessário a procurar as coisas de que precisa quer em casa quer no trabalho vai acabar por faltar ou chegar atrasado a compromissos com amigos ou família. Além disso a desorganização pode  influenciar o seu estado de espírito e torná-lo mais deprimido ou stressado, o que pode ser prejudicial para as suas relações.

4 – Auto-estima

 Quando a desorganização é crónica a auto-estima pode sair afectada. O caos pode ser tão grande que há quem tenha vergonha que olhem para a sua secretária no trabalho, ou ainda pior: que o visitem na sua própria casa por vergonha no atulhamento.

5 – Espaço

Muitas vezes não nos apercebemos do enorme espaço ocupado desnecessáriamente pelo atulhamento. Quando começamos a desatulhar ficamos surpreendidos com o espaço ocupado por coisas que acabam por ir parar à reciclagem ou ao lixo. E espaço também é dinheiro: quanto maior a nossa casa, maiores os gastos que temos com ela. A nossa casa serve para ser ocupada e usada por nós – não por coisas desnecessárias e atulhadas.

6 – Respeito

As primeiras impressões são importantes, mesmo que não queiramos que o sejam. Ter a sua casa demasiado atulhada (ou a sua secretária no trabalho) pode dar aos outros impressão que você é sujo e que não se importa o suficiente consigo mesmo para manter a sua casa e escritório organizados. Isto pode diminuir a sua opinião sobre você.

7 – Oportunidades de Emprego

Muitas pessoas foram atingidas pela recessão, e algumas oportunidades de emprego acabam por receber mais candidatos do que nunca. Você não vai querer deixar escapar concorrer a uma vaga simplesmente porque demorou 3 dias à procura do ficheiro do seu currículo, um envelope e selos e perdeu a morada do anúncio no monte de papéis da sua secretária.

8 – Energia

Você gasta energia directamente ao procurar as suas coisas no meio dos seus montes, ou mesmo depois a desatulhar e organizar. Se a sua casa e quarto estiverem atulhados em demasia através do stress e do espaço ocupado pelas coisas poderá não conseguir a noite de sono necessária a repor as suas energias. Outra maneira de recuperar energia e vivacidade é a fazer exercício. Mas para tal é preciso que não perca tempo desnecessário à procura das suas sapatilhas de corrida ou do seu Ipod sem bateria ou até avariado debaixo de uma pilha de livros.

9 – Bem-estar

Se já experimentou alguma das vivências dos pontos anteriores, já sabe que o seu bem-estar é afectado. Pode ficar stressado, deprimido ou até zangado consigo mesmo, e isso vai acabar por afectar a sua qualidade de vida.

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